Віртуальна адреса для компанії – це справжня офісна адреса, яку ви орендуєте для своєї діяльності. Ви вносите її до CEIDG або KRS, вказуєте у рахунках-фактурах і на сайті, а листи надходять до офісу, який їх отримує та сканує. Тож ідеться не про електронну адресу і не про компанію, що існує «лише в інтернеті».
У цій статті ми пояснюємо, як працює така послуга, коли вона доречна, а коли самої адреси недостатньо.
Що таке віртуальна адреса компанії?
Це офісна адреса, якою ваша компанія офіційно користується, хоча щодня ви там не працюєте. Ви орендуєте її у компанії, що надає послуги віртуального офісу, і вказуєте в реєстрі, у рахунках-фактурах, на візитках і сайті.
Для одноосібної діяльності (JDG – польський аналог ФОП) це буде адреса для кореспонденції в CEIDG – вона публічна в реєстрі. Адресу проживання ви повідомляєте органам, але вона не публікується. Для товариства (sp. z o.o. – аналог ТОВ) віртуальна адреса є адресою місцезнаходження (siedziba), внесеною до KRS. Різницю пояснюємо в пораді адреса кореспонденції чи адреса реєстрації.
Послуга віртуальної адреси полягає в тому, що:
- Ви маєте договір на користування адресою. Договір з VBIURO дозволяє внести нашу адресу до CEIDG (як адресу для кореспонденції) або до KRS (як місцезнаходження товариства).
- Ми отримуємо листи від вашого імені. Про кожен новий лист повідомляємо електронною поштою, а його скан ви знайдете в Панелі клієнта та в застосунку. У ціну входить безкоштовне необмежене сканування. Оригінали можна забрати особисто в офісі пн–пт 9:00–17:00. Ми також приймаємо посилки й кур’єрські відправлення, якщо вони не великі й не порушують роботи офісу.
- Адреса справжня. «Віртуальна» означає лише те, що ви не орендуєте там робочого місця. Наша адреса – вул. Marcina Kasprzaka 31/119 на варшавській Волі, а працівники офісу на місці пн–пт 9:00–17:00.
У VBIURO віртуальна адреса є частиною пакета віртуального офісу. Основа – STANDARD: адреса, отримання листів і сканування. PRO додає пересилання пакунка з листами раз на місяць, 1 годину конференц-залу на місяць і допомогу із заповненням документів – адреса не змінюється. Послугу активуємо того ж дня. Більше про саму локацію пишемо у статті віртуальний офіс Варшава Воля.
Коли варто скористатися віртуальною адресою?
Найчастіші ситуації, у яких віртуальна адреса доречна:
Ви починаєте діяльність і не маєте офісу
Оренда приміщення на старті – це великі постійні витрати. Але для реєстрації фірми потрібна адреса – адреса для кореспонденції в CEIDG або місцезнаходження товариства в KRS. Віртуальна адреса виконує цю вимогу за частку вартості оренди.
Ви працюєте вдома і хочете захистити приватність
У CEIDG потрібно вказати адресу для кореспонденції, і вона публічна. Якщо внести туди квартиру, будь-хто знайде її в реєстрі. Коли ви вказуєте адресу офісу, клієнти бачать офісну адресу, а ваша адреса проживання не публікується (якщо ви не вкажете квартиру як постійне місце провадження діяльності).
Ви працюєте у відрядженнях або віддалено
Якщо більшість роботи ви виконуєте у клієнта, у дорозі або онлайн – як консультанти, тренери, фотографи чи програмісти, – офіс стояв би порожнім. Віртуальна адреса дає компанії постійну адресу та обробку листів.
Ви хочете залучати клієнтів у Варшаві
Якщо ви працюєте поза Варшавою, але хочете здобувати клієнтів у столиці, можна почати з варшавської адреси замість відкриття філії з офісом і персоналом. Коли бізнес розвинеться, ви завжди можете перейти на більше рішення.
Ви тестуєте бізнес-ідею
Ще не знаєте, чи ідея втримається? Віртуальний офіс можна оплачувати щомісяця, без багаторічного договору оренди приміщення.
Ви змінюєте місцезнаходження
Коли компанія виїжджає зі старого офісу, а новий ще не готовий, віртуальна адреса може слугувати тимчасовою. Листи й далі хтось отримує, а в реєстрі вказана актуальна адреса.
Для вас важливий імідж
У деяких галузях, наприклад у консалтингу чи фінансах, клієнти звертають увагу на адресу фірми. Офісна адреса у Варшаві виглядає солідніше, ніж адреса приватної квартири.
Переваги використання віртуальної адреси
Нижчі витрати
Замість орендної плати за приміщення ви платите лише за адресу – частку цієї суми. Заощаджені кошти можна спрямувати на розвиток компанії.
Фірмова адреса замість домашньої
У рахунках-фактурах, на сайті та в підписі листа вказана офісна адреса у Варшаві, а не адреса вашої квартири.
Менше часу на пошту
Вам не треба перевіряти скриньку чи стояти в черзі за рекомендованими листами. Лист отримуємо ми, а ви – e-mail і скан у Панелі клієнта.
Гнучкість
Ви платите щомісяця або зі знижкою за рік чи 2 роки. У VBIURO немає мінімального строку договору, а строк розірвання становить 1 місяць – без багаторічних зобов'язань, типових для оренди приміщення.
Можливість розширення
Коли потреби зростуть, ви переходите на пакет PRO: пересилання пакунка з листами раз на місяць, 1 година конференц-залу на місяць і допомога із заповненням документів. Адреса залишається та сама.
Постійна адреса для органів
Органи та контрагенти знають, куди надіслати лист. Якщо до офісу прийде інспектор податкової служби, працівники офісу (пн–пт 9:00–17:00) підтвердять, що ваша фірма має договір на адресу. Кожен лист ви бачите в Панелі клієнта, навіть у подорожі.
Приклад ситуації, коли віртуальна адреса виправдовується
Анна та її дизайн-студія
Ілюстративний приклад – описує типову ситуацію, а не конкретного клієнта.
Анна веде одноосібну діяльність – проєктує вебсайти. Мешкає під Варшавою, але більшість клієнтів має у столиці. Працює вдома, іноді в коворкінгу.
Вона обрала віртуальну адресу у Варшаві та внесла її до CEIDG як адресу для кореспонденції. На сайті та в підписі листа вказана адреса на варшавській Волі, а її домашня адреса не публікується в реєстрі. Податки вона й далі розраховує в податковій інспекції за місцем проживання.
Коли клієнт надсилає договір поштою, він адресує його до офісу – Анна отримує повідомлення електронною поштою про новий лист і бачить його скан у Панелі клієнта.
Вона працює там, де їй зручно, а клієнти бачать компанію з адресою у Варшаві.
Чи має віртуальна адреса якісь недоліки?
Віртуальна адреса не замінить місця роботи, якщо вам потрібен склад, майстерня чи магазин або ви щодня приймаєте клієнтів. У віртуальному офісі також немає рецепції та робочого столу. Натомість для зустрічі можна орендувати конференц-зал – 100 zł нетто за годину або 500 zł нетто за цілий день (у пакеті PRO 1 година на місяць входить у ціну).
Для компаній, які працюють за комп'ютером, у клієнтів або в дорозі, це добре рішення – тимчасове або постійне.
Підсумок – чи варто скористатися?
Віртуальну адресу варто розглянути на початку діяльності, коли ви працюєте вдома чи в дорозі або хочете мати адресу у Варшаві без витрат на приміщення. Це законний спосіб вести компанію: адресу ви вносите до CEIDG або KRS, а листи за вас отримує офіс.
Перед вибором послуги перевірте, чи входить у ціну сканування листів, як ви дізнаєтеся про нове відправлення і чи хтось є в офісі, коли приходить перевірка.
Якщо хочете порівняти конкретну пропозицію, перегляньте, що включає віртуальна адреса компанії на Волі. Різницю між адресою місцезнаходження та адресою для кореспонденції пояснюємо в пораді адреса кореспонденції чи адреса реєстрації.