Віртуальний офіс – це послуга, завдяки якій фірма має адресу для реєстрації та для кореспонденції без оренди приміщення. Провайдер надає адресу на підставі договору, отримує ваші листи та повідомляє вас про них, а ви працюєте там, де вам зручно, – вдома, у клієнтів або в дорозі. Ви платите абонентську плату замість оренди офісу, яким і так не користувалися б.
Що таке віртуальний офіс?
Віртуальний офіс (іноді його називають е-офісом) – це бізнес-адреса, яку надає спеціалізована компанія, наприклад VBIURO, разом з обслуговуванням кореспонденції. За цією адресою ви реєструєте діяльність – JDG (польська одноосібна діяльність, аналог українського ФОП) або компанію, наприклад sp. z o.o. (аналог ТОВ), – замість того, щоб указувати домашню адресу. Листи, надіслані на цю адресу, отримують працівники офісу.
Крім самої адреси, провайдери зазвичай пропонують:
- Отримання листів і повідомлення про них – працівники офісу отримують кореспонденцію та повідомляють вас e-mail про кожен лист. У VBIURO кожен пакет включає безкоштовне необмежене сканування листів.
- Панель клієнта та застосунок 24/7 – скани та історію кореспонденції ви переглядаєте онлайн, з комп'ютера або телефона, у будь-який час.
- Конференц-зал для зустрічей – у VBIURO зал (телевізор з HDMI, Wi-Fi) може орендувати кожен: 100 zł нетто за годину або 500 zł нетто за цілий день. У пакеті PRO 1 година на місяць входить у ціну, а також раз на місяць пересилання пакунка з листами та допомога із заповненням документів.
- Адреса разом з бухгалтерією – у VBIURO ви можете поєднати адресу з бухгалтерією: за умови договору на бухгалтерське обслуговування (оплачується окремо) адреса коштує 29 zł нетто на місяць замість 59 zł.
Як працює віртуальний офіс щодня?
Увесь процес можна описати кількома кроками:
- Вибір провайдера та пакета – перевірте, де розташована адреса, що входить у пакет (сканування, пересилання оригіналів, зал) і в які години працює офіс.
- Підписання договору – договір дає вам право користуватися адресою: для компанії – як адресою місцезнаходження (siedziba), для JDG – як адресою для кореспонденції. У VBIURO договір ви укладете онлайн за 5 хвилин, а послуги ми активуємо того ж дня.
- Повідомлення адреси – для JDG ви вносите нову адресу до CEIDG, а компанія повідомляє її до Національного судового реєстру (KRS) (нова компанія вказує її вже в заяві про реєстрацію). Договір зазвичай не потрібно додавати до заяви, але збережіть його – це доказ права на адресу, який може попросити, наприклад, податкова інспекція або банк.
- Отримання листів – коли надходить лист, наприклад рекомендований від установи, працівники офісу отримують його від вашого імені. Ви отримуєте повідомлення e-mail, а скан потрапляє до Панелі клієнта. Оригінал можна забрати особисто в офісі (пн–пт 9:00–17:00), а в пакеті PRO раз на місяць ми надсилаємо вам пакунок з листами. Ми приймаємо також посилки й кур'єрські відправлення – якщо вони не великі й не порушують роботу офісу.
- Зустрічі – коли потрібно зустрітися з клієнтом, ви бронюєте конференц-зал за адресою своєї фірми.
Модель працює, бо багато фірм ділять одну адресу та інфраструктуру офісу, тож витрати розподіляються між усіма клієнтами. Для вас це адреса у Варшаві за частку вартості оренди приміщення.
Електронні листи від установ надходять до скриньки e-Doręczenia (електронна доставка), яку ви ведете самостійно, – віртуальний офіс обслуговує паперові листи (детальніше: адреса для кореспонденції та адреса реєстрації).
Хто користується віртуальними офісами?
Віртуальним офісом може скористатися майже кожен підприємець, але найчастіше його обирають:
Фрілансери та одноосібні підприємці (JDG ≈ ФОП)
Людям, які працюють удома або віддалено, не потрібен постійний офіс, але вони хочуть мати професійну адресу і не показувати домашню адресу в публічному реєстрі.
Стартапи та малі фірми
На старті важить кожна витрата. Адреса в офісній частині Варшави виглядає солідно для клієнтів і партнерів і не вимагає оренди приміщення.
Фірми з-поза Варшави
Якщо ви ведете бізнес в іншому місті, а вам потрібна адреса в столиці – наприклад, для філії або з огляду на клієнтів, – віртуальний офіс дає її без відкриття приміщення і без перенесення всієї фірми.
Фірми, що працюють у роз'їздах
Консультанти, агенти чи торгові представники, які більшу частину часу проводять у клієнтів або за кордоном, знають, що їхні листи отримують і за їхньої відсутності, а скани вони бачать у телефоні.
Коротко: віртуальний офіс – для кожного, кому щодня не потрібен фізичний офіс, але потрібна адреса фірми і хочеться справити добре враження на контрагентів. Про те, як адреса фірми впливає на довіру клієнтів, ми пишемо в окремому посібнику.
Чи складно користуватися віртуальним офісом?
Ні. Після підписання договору та повідомлення адреси більшість справ відбувається без вашої участі: працівники офісу отримують листи, а ви – повідомлення і скан. У Панелі клієнта та застосунку ви бачите історію кореспонденції і вирішуєте, що робити з оригіналами.
Приклад роботи (модельна ситуація)
Іван та його консалтингова фірма
Ілюстративний приклад – описує типову ситуацію, а не конкретного клієнта.
Іван засновує у Варшаві одноосібну консалтингову діяльність (JDG). Він працює переважно вдома та в клієнтів, але не хоче, щоб його адреса проживання була видна в CEIDG. Він обирає віртуальний офіс VBIURO на Волі.
Іван підписує договір онлайн і вносить адресу VBIURO до CEIDG як адресу для кореспонденції. Відтоді листи для його фірми – наприклад, від ZUS чи податкової інспекції – надходять до офісу VBIURO, а Іван отримує про них e-mail і скан у Панелі клієнта. Йому не потрібно нічого просити, і він може швидко відреагувати.
Коли він хоче зустрітися з клієнтом, то користується годиною конференц-залу, яка щомісяця входить у його пакет PRO. Клієнт приходить на адресу фірми Івана, а після зустрічі Іван повертається до віддаленої роботи – без оренди офісу, яким користувався б кілька годин на місяць.
FAQ – часті запитання про віртуальні офіси
Чим віртуальний офіс відрізняється від абонентської поштової скриньки?
Абонентська скринька – це лише місце для листів: її не можна вказати як адресу місцезнаходження фірми. Віртуальний офіс дає адресу в офісній будівлі, яку ви вносите до CEIDG або KRS, а також обслуговування листів, що надходять на цю адресу. Підставою для користування адресою є договір із провайдером.
Як працює отримання листів у віртуальному офісі?
Працівники офісу отримують листи, що надходять на вашу адресу, а ви отримуєте повідомлення e-mail і скан у Панелі клієнта (доступна 24/7). У VBIURO сканування безкоштовне й необмежене в кожному пакеті. Оригінали можна забрати особисто в офісі пн–пт 9:00–17:00; ми також приймаємо посилки й кур'єрські відправлення, якщо вони не великі.
Чи підходить віртуальний офіс для JDG і sp. z o.o.?
Так. Товариство (sp. z o.o., аналог ТОВ) вказує адресу віртуального офісу в KRS як адресу місцезнаходження, а підприємець, який веде JDG (польська одноосібна діяльність, аналог ФОП), – у CEIDG, наприклад як адресу для доручень. Правовою підставою користуватися адресою є договір із провайдером віртуального офісу.
Скільки коштує віртуальний офіс?
Пакет STANDARD у VBIURO коштує 59 zł нетто на місяць за щомісячної оплати (перший місяць за 1 zł), 49 zł за річного розрахунку і 39 zł за дворічного. Пакет PRO коштує 199 zł нетто/міс. за щомісячної оплати. Адреса за 29 zł нетто/міс. доступна лише в пакеті ОФІС + БУХГАЛТЕРІЯ, за умови договору на бухгалтерію, що оплачується окремо. Мінімального строку договору немає – строк розірвання становить 1 місяць.
Чи можу я зустрітися з клієнтом за адресою віртуального офісу?
Так – у конференц-залі на вул. Marcina Kasprzaka 31/119. Орендувати його може кожен: 100 zł нетто за годину або 500 zł нетто за день, а в пакеті PRO 1 година на місяць входить у ціну. У залі є телевізор з HDMI і Wi-Fi.
Підсумок
Віртуальний офіс – недорогий і зручний спосіб отримати адресу фірми у Варшаві, коли вам щодня не потрібне приміщення. Ви маєте адресу для CEIDG або KRS, отримані листи та їхні скани онлайн, а для зустрічей – зал погодинно.
Якщо ви обираєте провайдера, порівняйте кілька пропозицій за критеріями з посібника як обрати віртуальний офіс у Варшаві і перевірте, скільки коштують віртуальні офіси у Варшаві. Конкретний приклад: що включає віртуальний офіс VBIURO на Волі.