Багато підприємців з-за кордону хочуть продавати в Польщі ще до того, як вирішать відкрити тут власний офіс і найняти команду. Проте для заснування компанії чи філії потрібна польська адреса – і хтось має отримувати листи від держорганів.
Цю прогалину заповнює віртуальний офіс: він дає адресу у Варшаві, яку ви вкажете в KRS (Національному судовому реєстрі), отримує ваші листи й робить їх доступними онлайн. У цьому посібнику пояснюємо, як іноземні компанії ним користуються, як заснувати компанію без приїзду до Польщі і чого віртуальний офіс за вас не зробить.
Виклики іноземної компанії при вході до Польщі
Компанія з-за кордону (з ЄС, США чи іншої країни), яка хоче працювати в Польщі, зазвичай стикається з чотирма перешкодами:
Адреса реєстрації в Польщі
Отримання листів від держорганів
Витрати на вихід на ринок
Польські процедури та мова
Віртуальний офіс розв'язує перші дві проблеми й знижує вартість входу. Проте він не замінить консультанта: VBIURO не надає юридичних послуг, юридичних чи податкових консультацій. З питань вибору форми діяльності, податків чи перебування зверніться до юриста або податкового консультанта.
Якщо ви замислюєтеся над законністю такого рішення, прочитайте нашу статтю чи законний віртуальний офіс, а при виборі самої адреси допоможе текст про те, як обрати адресу для реєстрації компанії.
Як іноземні компанії користуються віртуальним офісом у Варшаві?
Реєстрація компанії або філії
Іноземна компанія може заснувати в Польщі sp. z o.o. (польське товариство з обмеженою відповідальністю, аналог українського ТОВ) або філію іноземного підприємця. Для цього потрібна адреса місцезнаходження (siedziba) – віртуальний офіс надає її на підставі договору.
Приклад: компанія з Німеччини засновує «XYZ Polska sp. z o.o.» і як місцезнаходження вказує адресу VBIURO: вул. Marcina Kasprzaka 31/119, Варшава. Для такої компанії реєстровим судом є Районний суд для м. ст. Варшави у Варшаві, XIII Господарський відділ Національного судового реєстру (Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego), а податковою – Податкова інспекція Варшава-Воля (Urząd Skarbowy Warszawa-Wola). Компанію можна заснувати онлайн у системі S24 або перейняти готову компанію (докладніше нижче). У пакеті PRO ми також допоможемо із заповненням документів.
Адреса для кореспонденції та обробка листів
Після реєстрації почнуть надходити листи: з податкової (NIP, ПДВ), ZUS, банків, від контрагентів. VBIURO отримує їх, повідомляє вас електронною поштою про кожне відправлення і сканує його – сканування безкоштовне й необмежене, незалежно від кількості листів за місяць.
Працівники офісу на місці пн–пт 9:00–17:00 – у ці години, коли ви у Варшаві, можете також особисто забрати листи. Ми також приймаємо посилки й кур’єрські відправлення, якщо вони не великі й не порушують роботи офісу. Керівництво за кордоном бачить зміст листа одразу після сканування і може відреагувати вчасно, а не дізнатися про нього через кілька тижнів.
Панель і Застосунок 24/7
Кожен клієнт VBIURO має доступ до Панелі та Застосунку 24/7. Незалежно від часового поясу ви побачите там скани листів, перевірите статус відправлень і завантажите документи. Так ви можете стежити за термінами щодо ПДВ, ZUS чи KRS з будь-якого місця.
Конференц-зал на час візитів до Польщі
Коли ви приїжджаєте до Варшави на зустрічі, можете орендувати конференц-зал за адресою компанії – за 100 zł нетто за годину або 500 zł нетто за цілий день (телевізор з HDMI, Wi-Fi, рахунок-фактура VAT). У пакеті PRO 1 година зали на місяць входить у ціну. Ви зустрінетеся з клієнтом там, де зареєстрована компанія, а не в лобі готелю.
Пам'ятайте також про e-Doręczenia (електронна доставка) – офіційну скриньку для електронної кореспонденції, яка сьогодні стосується практично кожної фірми з KRS і CEIDG. Віртуальний офіс обслуговує паперові листи і не замінює цю скриньку – перевіряти її має підприємець або призначена ним особа. Адреса для e-Doręczeń стає публічною (з’являється в Базі електронних адрес, BAE) лише після її активації.
Зареєструйте компанію дистанційно – без приїзду до Польщі
Заснування фірми в Польщі не завжди потребує особистого візиту. У вас є три шляхи:
Реєстрація компанії в системі S24
Sp. z o.o. ви заснуєте електронно в державній системі S24 за типовим шаблоном договору, вказавши як місцезнаходження нашу адресу на Волі. Без приїзду до Польщі це можливо лише тоді, коли кожна особа, що підписує договір компанії, має обліковий запис у S24 і прийнятний електронний підпис (Profil Zaufany, кваліфікований підпис або особистий підпис) та може коректно пройти ідентифікацію.
Реєстрація зазвичай триває 24–72 години. Якщо ви реєструєте компанію з нами, заяви до податкової та CRBR (реєстру бенефіціарних власників) ми готуємо одразу. Клієнти з-за кордону користуються тими самими послугами, що й польські фірми: реєстрацією компанії в S24, готовими компаніями та заявами до податкової і CRBR.
Готова компанія для перейняття
Договір на віртуальний офіс онлайн
Іноземцю часто спершу потрібно отримати прийнятний електронний підпис або номер PESEL, тож дистанційне заснування компанії не завжди зводиться до «комп'ютера та інтернету». Якщо у вас ще немає такого підпису, розгляньте перейняття готової компанії.
Інформацію англійською ви знайдете на сторінці virtual office in Warsaw (English).
Чому віртуальний офіс, а не власне приміщення?
Іноземні компанії часто починають із віртуального офісу, перш ніж орендувати приміщення. Найчастіші причини:
Менші ризики та витрати
Замість одразу платити оренду, наймати персонал і підписувати багаторічні договори, ви починаєте з місячного абонемента. Зекономлені кошти можна спрямувати на маркетинг і адаптацію продукту до польського ринку.
Якщо ринок не виправдає очікувань, легше змінити плани, коли вас не зв'язує договір оренди приміщення. У VBIURO немає мінімального строку договору, а строк розірвання становить 1 місяць.
Швидкий старт
Гнучкість під час розвитку
Можна почати лише з адреси та обробки листів, потім найняти перших людей дистанційно, а приміщення орендувати тоді, коли воно справді знадобиться.
Після переїзду до власного офісу ви можете зберегти дотеперішню адресу як місцезнаходження або перенести місцезнаходження і відмовитися від віртуального офісу.
Бухгалтерія в одному місці
Адреса у Варшаві
Підсумок
Віртуальний офіс дає змогу іноземній компанії почати діяльність у Польщі без оренди приміщення. Він забезпечує адресу місцезнаходження у Варшаві, отримання листів із безкоштовним необмеженим скануванням, Панель і Застосунок 24/7, а також конференц-зал в оренду на час візитів (у пакеті PRO 1 година на місяць у ціні).
Типові сценарії: німецька технологічна компанія засновує в Польщі компанію, щоб перевірити продажі, а менеджер приїжджає раз на місяць на зустрічі. Американський стартап починає з віртуального офісу замість оренди – адреса у Варшаві активна вже в день підписання договору онлайн, без приїзду до Польщі.
Обсяг послуг і ціни адреси на Волі ви знайдете на сторінці віртуальний офіс у Варшаві для компаній з Польщі та з-за кордону. Якщо засновуєте товариство, прочитайте також, чим адреса місцезнаходження відрізняється від адреси для кореспонденції.