Віртуальний офіс приваблює низькою ціною та зручністю, але, як і будь-яке рішення, має сильні та слабкі сторони. Перш ніж обрати віртуальну адресу для своєї компанії, зважте і те, і інше. Нижче описуємо переваги, недоліки, а також те, які з них стосуються пропозиції VBIURO і кому ця модель підходить, а кому ні.
Переваги
- Нижчі витрати, ніж оренда приміщення
- Адреса в офісній частині Варшави
- Домашня адреса не потрапляє до реєстрів
- Отримання листів і скани онлайн
- Короткі договори, легка зміна пакета
- Менше адміністративних справ
- Адреса у Варшаві з будь-якого місця
Недоліки
- Немає власного робочого простору
- Складніше зустрічатися з клієнтами на місці
- Частина контрагентів віддає перевагу «відчутній» компанії
- Адреса спільна з іншими компаніями
- У частини постачальників – доплати за сканування
- Немає «корпоративної атмосфери»
Переваги віртуального офісу
Нижчі витрати, ніж оренда приміщення
Власний офіс – це оренда, комунальні послуги, прибирання й обладнання. Віртуальний офіс усуває більшість цих витрат: ви платите за адресу та обробку листів. Чесне порівняння, однак, залежить від того, з чим ви зіставляєте віртуальну адресу. Якщо ви й так не орендували б приміщення, реальною альтернативою є домашня адреса або коворкінг, і різниця у витратах менша, ніж у порівнянні з власним офісом.
Адреса в офісній частині міста
Навіть одноосібна фірма може мати адресу в офісній частині міста, наприклад на варшавській Волі. Така адреса на візитці та вебсайті формує професійний імідж, а коштує в рази менше, ніж оренда офісу в бізнес-центрі.
Приватність – домашня адреса поза реєстрами
З віртуальною адресою вам не потрібно публічно розкривати домашню адресу. Контрагенти не з'являться у вашій квартирі, а в публічному записі фірми буде адреса офісу. Підприємець, який веде JDG (польська одноосібна діяльність, ≈ ФОП), і далі вказує в CEIDG адресу проживання, але вона не є публічною.
Отримання листів і скани онлайн
Віртуальний офіс – це не лише адреса. У VBIURO кожен пакет включає отримання листів, сповіщення електронною поштою про нове відправлення та безкоштовне необмежене сканування. Скан потрапляє до Панелі клієнта та застосунку, доступних 24/7, тож лист з установи ви побачите без візиту до офісу. Оригінали можна забрати особисто в офісі пн–пт 9:00–17:00. Ми також приймаємо посилки й кур’єрські відправлення, якщо вони не великі й не порушують роботи офісу.
Короткі договори та легка зміна пакета
Віртуальний офіс не зобов’язує вас до багаторічної оренди приміщення. У VBIURO немає мінімального строку договору, а строк розірвання становить 1 місяць. Коли компанія зростає, ви переходите на вищий пакет (наприклад, PRO з годиною конференц-зали на місяць, пересиланням пакунка з листами раз на місяць і допомогою з документами). Коли переїдете до власного офісу, розірвете договір з попередженням за місяць.
Менше адміністративних справ
Власний офіс – це багато дрібних обов'язків: від закупівель і прибирання до щоденної перевірки поштової скриньки. З віртуальним офісом листи отримують працівники офісу, а ви займаєтеся веденням бізнесу.
Адреса у Варшаві незалежно від місця проживання
Адресу у Варшаві можна мати незалежно від того, де ви живете й працюєте. Фірма з іншого міста чи з-за кордону отримує адресу в столиці, а клієнти та установи надсилають листи в одне місце – без відкриття нових офісів.
Недоліки віртуального офісу
Немає власного робочого простору
Віртуальний офіс – це не місце, куди ви щодня приходите працювати. Якщо вам потрібне постійне тихе робоче місце поза домом, сама адреса цього не замінить.
Складніше зустрічатися з клієнтами на місці
Якщо ваша діяльність вимагає щоденних зустрічей з клієнтами віч-на-віч, самої віртуальної адреси не вистачить. У багатьох галузях (консалтинг, навчання, IT) це не проблема, але, наприклад, для юридичної фірми, яка щодня приймає клієнтів, це було б незручно.
Частина контрагентів віддає перевагу «відчутній» компанії
Віртуальні офіси стають дедалі поширенішими, але в частини людей відсутність власного приміщення досі викликає сумнів, чи компанія така ж надійна, як фірма з традиційним офісом.
Сама форма законна – докладніше пишемо у статті чи законний віртуальний офіс, – але повністю контролювати сприйняття контрагентами неможливо.
Адреса спільна з іншими компаніями
За однією адресою віртуального офісу зазвичай зареєстровано багато компаній. Кожна залишається окремим суб'єктом, але контрагент, перевіряючи адресу в реєстрі, може це помітити – і для частини людей це сигнал, що фірма не має власного офісу.
Доплати за сканування та додаткові послуги
У частини постачальників абонемент охоплює лише отримання листів, а сканування більшої кількості документів чи інші послуги оплачуються окремо. Якщо ваша компанія отримує багато листів, такі оплати можуть помітно збільшити рахунок – перевірте прайс-лист перед підписанням договору.
Немає «корпоративної атмосфери»
Для частини підприємців та їхніх працівників офіс – це також місце зустрічей команди й побудови атмосфери. Сама віртуальна адреса цього не забезпечує.
Які недоліки стосуються VBIURO
- Сканування (недолік № 5): у кожному пакеті – безкоштовне необмежене сканування, без доплат за кількість листів.
- Зустрічі (недоліки № 1, 2 і 6): конференц-залу може орендувати кожен – 100 zł нетто за годину або 500 zł нетто за цілий день (телевізор з HDMI, Wi-Fi, рахунок-фактура VAT). У пакеті PRO 1 година зали на місяць входить у ціну. Це місце для зустрічей, а не офіс для щоденної роботи.
- Присутність на місці (недолік № 3): рецепції в нас немає, але офіс працює пн–пт 9:00–17:00, його працівники на місці й підтвердять інспекторові податкової, що фірма має договір на адресу. У ці години ви також можете забрати листи особисто.
- Спільна адреса (недолік № 4): за адресою ul. Marcina Kasprzaka 31/119 на Волі, як і в кожному віртуальному офісі, зареєстровано багато компаній.
Чи підходить віртуальний офіс для всіх?
Не для кожного бізнесу. Найкраще він працює для:
- мікро- та малих компаній, які не потребують щодня власного приміщення,
- фрилансерів і спеціалістів, що працюють віддалено,
- стартапів на етапі перевірки ідеї,
- сервісних компаній, що працюють у клієнта або онлайн (наприклад, маркетинг, IT, консалтинг),
- підприємців, які багато подорожують або працюють з різних місць.
Якщо ваша діяльність вимагає постійної присутності в одному місці, у вас є команда, якій потрібні робочі місця, або ви щодня приймаєте клієнтів, традиційний офіс знадобиться принаймні частково. В інших випадках віртуальний офіс може бути дешевшою та зручнішою альтернативою – докладніше у статті віртуальна адреса для компанії.
Можна також поєднати обидві моделі: мати невеликий офіс для команди й водночас користуватися віртуальною адресою в іншому місті.
Перед рішенням дайте собі відповідь на кілька запитань:
- Як часто вам потрібен фізичний робочий простір?
- Яка у вас команда і де вона працює?
- Як часто ви зустрічаєтеся з клієнтами особисто?
- Чи працюєте ви переважно онлайн?
Підсумок
Переваги та недоліки віртуального офісу варто оцінювати з огляду на потреби вашої компанії. Він дає економію та зручність, але не замінить фізичного офісу там, де той справді потрібен. Його можна спробувати без великого ризику – у VBIURO немає мінімального строку договору, а строк розірвання становить 1 місяць.
Якщо розглядаєте інші варіанти, прочитайте пораду коворкінг, сервісний офіс чи віртуальний офіс, а обсяг послуг знайдете в описі віртуального офісу на варшавській Волі.