Перевірка податкової служби хвилює багатьох підприємців, а тих, чия фірма має адресу у віртуальному офісі, – часто подвійно. Чи поставляться посадовці до такої адреси з підозрою? Де проходить перевірка фірми, яка не має власного приміщення? Нижче пояснюємо, як відбувається перевірка і як до неї підготуватися, коли адресою фірми є віртуальний офіс.
Чи збільшує віртуальна адреса ризик перевірки?
Саме по собі користування віртуальним офісом не означає, що вашу фірму перевірятимуть частіше. Податкова служба відбирає суб'єктів для перевірки насамперед на основі аналізу даних і розрахунків (наприклад, нетипових розрахунків ПДВ чи великих податкових повернень). Вид адреси може бути одним з елементів ширшої оцінки платника, але сам по собі не вирішує, чи буде перевірка.
Віртуальний офіс є законною адресою фірми, а установи – особливо у великих містах – мають із ним справу щодня. Вищий адміністративний суд Польщі (NSA) постановив (рішення від 5 серпня 2014 р., II FSK 3549/13), що орган не може відмовити в наданні NIP лише тому, що адресою фірми є віртуальний офіс.
Варто також знати, яка податкова інспекція ваша. Для товариств з адресою на вул. Marcina Kasprzaka 31/119компетентною є Податкова інспекція Варшава-Воля (Urząd Skarbowy Warszawa-Wola). Підприємець, який веде JDG (польська одноосібна діяльність, ≈ ФОП), розраховується (PIT, ПДВ, NIP) з податковою інспекцією за місцем проживання – навіть якщо адресою фірми є віртуальний офіс.
Якщо перевірка все ж відбудеться, при віртуальному офісі варто подбати про кілька організаційних питань. Розглядаємо їх нижче.
Повідомлення про перевірку – будьте на зв'язку
Як правило, податкова перевірка не починається без попередження:
- Податкова надсилає повідомлення про намір розпочати перевірку – паперовим листом на адресу фірми (тобто вашу адресу у віртуальному офісі) або електронно. Згідно зі ст. 282b Податкового кодексу Польщі (Ordynacja podatkowa) перевірку, як правило, розпочинають не раніше ніж через 7 днів і не пізніше ніж до спливу 30 днів від дня вручення повідомлення. Закон передбачає винятки, коли перевірка може початися без повідомлення.
- Перевіряючий може також зателефонувати, щоб узгодити дату, але це залежить від практики інспекції – такого обов'язку немає.
Найважливіше
Реагуйте одразу на сповіщення про нові листи. У VBIURO ви отримуєте e-mail про кожен лист, а його скан бачите в Панелі клієнта – відкривайте його без зволікань. Строк рахується від дня вручення листа, а не від дня, коли ви його прочитаєте. Неотриманий лист не зупинить справу.
Електронні листи від установ надходять до скриньки e-Doręczenia (електронна доставка), яку ви ведете самі, – віртуальний офіс обробляє паперові листи (детальніше: адреса для кореспонденції та адреса реєстрації).
Підготуйте бухгалтерські та податкові документи
Податкова перевірка найчастіше стосується правильності податкових розрахунків. Тому основа підготовки – зібрати й упорядкувати документи:
- Книги та реєстри – наприклад, KPiR (книга доходів і витрат) у JDG або бухгалтерські книги товариства. Переконайтеся, що вони актуальні та ведуться правильно.
- Декларації – річні PIT/CIT, файли JPK з розрахунком ПДВ. Підготуйте підтвердження їх подання та можливі коригування.
- Рахунки-фактури та документи витрат – упорядковані й доступні. Посадовці можуть попросити конкретні рахунки продажу чи купівлі за певний період.
- Договори та підтвердження переказів – якщо ви користуєтеся пільгами або враховуєте витрати, що потребують договорів (наприклад, лізинг, оренда), тримайте їх під рукою. Те саме стосується доказів сплати податків.
- Реєстри ПДВ – у активних платників ПДВ реєстр продажу й купівлі має збігатися з розрахунками.
Якщо документацію зберігає бухгалтерське бюро, попередьте його про перевірку. Перевірочні дії можуть проводитися там, де зберігається документація, а посадовці часто просять бухгалтера передати документи.
Проте як власник фірми ви маєте знати, де лежать документи, і за можливості брати участь у перевірці, щоб пояснювати питання по суті.
Де проходить перевірка? Чи прийдуть посадовці до віртуального офісу?
Це залежить від виду дій.
Податкова перевірка
Як правило, перевірку проводять за місцезнаходженням або в місці провадження діяльності, там, де зберігається документація, а в деяких випадках також у податковій інспекції. При віртуальному офісі це зазвичай бухгалтерське бюро або інше місце, де ви зберігаєте документи.
Посадовці можуть прийти на адресу фірми, але ваших документів там не знайдуть. Тому, отримавши повідомлення, зателефонуйте до інспекції, скажіть, що користуєтеся віртуальним офісом, і узгодьте місце перевірки. Не уникайте контакту – це завжди працює проти вас.
Перевірочні дії та перевірка адреси
Іноді податкова хоче лише підтвердити, що фірма працює за заявленою адресою. Для цього вона може надіслати лист (його треба отримати) або коротко відвідати адресу.
Якщо перевіряючий прийде на адресу VBIURO без попередження, він застане там працівників офісу (пн–пт 9:00–17:00), які підтвердять, що ваша фірма має з нами договір на адресу. Вам не обов'язково бути на місці, хіба що інспекція викличе вас особисто.
Порада
Отримавши повідомлення, попередьте провайдера віртуального офісу, що чекаєте на перевірку. Якщо хочете зустрітися з перевіряючим за адресою фірми, у VBIURO ви орендуєте конференц-зал погодинно (100 zł нетто/год) або на цілий день (500 zł нетто) – також без пакета PRO (у PRO 1 година зали на місяць входить у ціну).
Договір із віртуальним офісом – тримайте під рукою
Посадовці можуть попросити доказ, що ви маєте право користуватися адресою, за якою зареєстрована фірма. Найпростіший доказ – договір із віртуальним офісом; підготуйте його копію. У VBIURO це договір оренди офісної площі, який ви підписуєте онлайн у формі замовлення, – це ваша правова підстава користування адресою. Податкова перевіряє його, наприклад, під час реєстрації платником ПДВ. Зазвичай після його пред'явлення інспекція переходить до перевірки розрахунків.
Підготуйтеся по суті
Перевірка – це не лише папери. Посадовці можуть ставити запитання про вашу діяльність:
- Перегляньте свої розрахунки – особливо якщо перевірка стосується давнього періоду. Пригадайте, звідки взялися окремі суми (наприклад, велика витрата в березні – купівля ноутбука; менший дохід у липні – відпустка).
- Підготуйте пояснення нетипових подій – разової великої транзакції, зміни способу розрахунків чи купівлі автомобіля для фірми. Зберіть документи, які їх підтверджують.
- Відповідайте по суті – податкова має широкий доступ до документів, тож немає сенсу щось приховувати. Якщо не знаєте відповіді (наприклад, бухгалтерських деталей), попросіть час і проконсультуйтеся з бухгалтером або податковим радником.
Співпрацюйте з перевіряючими
Перевіряючі виконують свою роботу – що краще ви її організуєте, то швидше все пройде:
- Якщо перевірка має відбутися за адресою віртуального офісу, заздалегідь забронюйте залу.
- Приходьте вчасно й майте напоготові документи, які просили перевіряючі.
- Відповідайте на дзвінки з податкової або передзвонюйте.
Перевірка має визначену тривалість – у дорученні на проведення перевірки вказано очікувану дату її завершення. Добра організація з вашого боку допомагає завершити її без затримок.
Приклад (модельна ситуація)
Ілюстративний приклад – описує типовий перебіг, а не конкретного клієнта.
Фірма XYZ (JDG) з адресою у віртуальному офісі отримала повідомлення про перевірку розрахунків за останні два роки. Власник, пан Марек, одразу зв'язався з бухгалтеркою і попередив офіс про можливий візит посадовців.
Бухгалтерка підготувала документацію, а Марек домовився з інспекцією, що перевірка відбудеться в конференц-залі, орендованій за адресою фірми. У призначений день він прийшов із бухгалтеркою, папками рахунків-фактур і ноутбуком із файлами JPK.
Перевіряючі попросили кілька пояснень, наприклад, чому в одному місяці було велике повернення ПДВ (Марек тоді купив обладнання). Марек показав також договір із віртуальним офісом, і посадовці більше не мали запитань щодо адреси.
Завдяки підготовці перевірка пройшла гладко й завершилася без зауважень.
Підсумок
Перевірка фірми з адресою у віртуальному офісі проходить так само, як у будь-якій іншій фірмі. Важливо: вчасно отримувати кореспонденцію, мати повну документацію і підтримувати контакт з інспекцією.
Віртуальний офіс допомагає в цьому організаційно: сповіщає про кожен лист і сканує кореспонденцію, а працівники офісу можуть підтвердити перевіряючому, що у вас є договір на адресу. Перегляньте, як працює обробка листів у віртуальному офісі на Волі, а якщо плануєте реєстрацію платником ПДВ – прочитайте також пораду віртуальний офіс і реєстрація ПДВ.