Віртуальна адреса для компанії – у чому суть та коли варто скористатися
В епоху цифровізації та віддаленої роботи все частіше з'являється поняття віртуальної адреси для компанії. Для багатьох початківців підприємців це звучить таємничо – чи йдеться про електронну адресу? А може про якусь форму онлайн-діяльності? Насправді віртуальна адреса це фізична адреса, наданий вашій компанії спеціалізованою службою, завдяки чому ви можете зареєструвати діяльність та отримувати кореспонденцію без володіння власним офісом. У цій статті пояснюємо, у чому полягає така послуга і коли варто з неї скористатися.
Що таке віртуальна адреса компанії?
Віртуальна адреса компанії – це адреса (зазвичай офісна, у престижній локації), з якої ваша компанія може офіційно користуватися, незважаючи на те, що фактично ви там не пересиджуєте щодня. Простіше кажучи, це адреса для реєстрації та кореспонденції, яку ви орендуєте у компанії, що веде віртуальний офіс. Завдяки цьому на реєстраційних документах (ЄДРПОУ, державні реєстри) а також на фірмових матеріалах (візитки, веб-сайт) ви можете послуговуватися професійно виглядаючою адресою у Варшаві.
Схема роботи віртуальної адреси компанії - професійна адреса без необхідності володіння офісом
Послуга віртуальної адреси полягає в тому, що:
- Отримуєте право послуговуватися даною адресою – укладаєте договір з постачальником (наприклад VBiuro) на користування адресою. У договорі визначено, що ви можете використовувати це місце як штаб-квартиру компанії а також адресу для доручень.
- Кореспонденція приймається від вашого імені – усі листи, надіслані на цю адресу, потрапляють до секретаріату віртуального офісу. Там вони приймаються і зазвичай реєструються у системі. Потім ви отримуєте інформацію (наприклад електронною поштою) про отриману кореспонденцію. Можете домовитися про особистий забір або доручити подальші кроки (сканування, переадресація поштою на іншу адресу).
- Адреса є реальною, а не лише "віртуальною" в мережі – назва може бути оманливою, бо навіює щось нематеріальне. Насправді віртуальна адреса це справжня, фізична адреса (наприклад вул. Марціна Каспшака у Варшаві). Різниця полягає лише в тому, що ви не мусите там мати власний офіс – надає вам його оператор послуги.
Віртуальна адреса часто пропонується як частина ширшої послуги віртуального офісу. Можна однак думати про неї також самостійно – якщо потребуєте лише адреси, а не обов'язково інших зручностей, багато постачальників пропонують базовий пакет, зосереджений саме на адресі та обслуговуванні пошти.
"Віртуальна адреса це не лише формальність – це часто перший елемент будування професійного іміджу компанії. Те, якою адресою ви послуговуєтеся, може мати значення для потенційних клієнтів, особливо у галузях, де рахується престиж та довіра."
— Експерт VBiuro
Переваги використання віртуальної адреси
Віртуальна адреса пропонує низку вигод:
Економія витрат
Замість оплачувати оренду за офіс, платите частину цієї суми за саму адресу. Це вивільняє кошти, які можете призначити на розвиток діяльності.
Професійний імідж
Престижна адреса на фірмових матеріалах будує позитивне сприйняття компанії. Клієнти, бачачи варшавську адресу, можуть сприймати компанію як більш укорінену.
Зручність і час
Обслуговування пошти зовнішнім секретаріатом це менше обов'язків для вас. Не мусите щодня перевіряти скриньку чи стояти в чергах на пошті по забір рекомендованих – віртуальний офіс зробить це за вас.
Гнучкість
Договір на віртуальну адресу можете зазвичай укласти на коротші періоди (наприклад 3 або 6 місяців) і продовжувати у разі потреби. Немає довгострокових зобов'язань типових для оренди приміщення (часто 2-3 роки).
Масштабованість послуг
Коли ваша компанія виросте або з'явиться потреба, легко розширите пакет. Наприклад до самої адреси можете додати послугу прийому телефонів або оренди робочого місця на години. Маєте отже підґрунтя для розвитку, без необхідності зміни адреси.
Спокій у відносинах з органами
Забезпечуєте собі постійний, певний пункт контакту. Органи та контрагенти завжди мають куди надіслати листа чи контроль. Ви ж маєте гарантію, що ніщо важливе вам не промине, навіть якщо часто подорожуєте.
Коли варто скористатися віртуальною адресою?
Віртуальна адреса для компанії – це чудове рішення у багатьох ситуаціях. Ось найчастіші випадки, коли варто розглянути таку послугу:
Коли починаєте діяльність і не маєте офісу
Стартуючи з новою компанією, зазвичай рахується кожна копійка. Оренда відразу офісного приміщення у Варшаві може бути занадто дорогою. Віртуальна адреса дозволяє виконати вимоги реєстрації (мусите подати адресу штаб-квартири) і виглядати професійно з самого початку, без несення високих постійних витрат.
Працюєте з дому, але хочете зберегти приватність
Багато власників одноосібних компаній діє у власній квартирі. Реєстрація компанії за домашньою адресою означає однак, що ця адреса стає публічною і фігурує наприклад у державних реєстрах. Якщо воліли б цього уникнути, віртуальна адреса вирішує проблему – клієнти бачать офісну адресу, а ваш дім залишається приватним.
Діється мобільно або віддалено
Якщо більшість роботи виконуєте у клієнта, у терені або онлайн, постійний офіс стоїть порожнім. Приклади це консультанти, тренери, фотографи, водії транспортних послуг чи спеціалісти IT, що працюють віддалено. Віртуальна адреса забезпечить вам формальну базу, коли ви у русі.
Хочете увійти на варшавський ринок
Ваша компанія має штаб-квартиру в іншому місті, але хотіли б заволодіти клієнтами у Варшаві або справити враження загальнопольської компанії? Престижна адреса у столиці може допомогти маркетингово. Замість відкривати відразу філію (що вимагало б офісу та персоналу), можете почати з віртуальної адреси. Якщо бізнес розвиватиметься, завжди можете перейти на більш розгорнуті рішення.
Тестуєте бізнес-ідею
Не маєте впевненості, чи ваш стартап досягне успіху або як довго потребуватимете адреси? Віртуальний офіс дає гнучкість. Можете викупити послугу на короткий період (наприклад кілька місяців) і протестувати, чи справді потребуєте постійної штаб-квартири. Не зв'язуєтеся довгостроковим договором оренди нерухомості.
Потребуєте адреси на час зміни локації
Трапляється, що компанія змінює офіс і є перехідний період, у якому стара адреса вже не діє, а нова ще не готова. Віртуальна адреса може слугувати як тимчасова адреса, щоб забезпечити безперервність прийому пошти та легальність штаб-квартири у документах.
Залежить вам на престижі адреси
Якщо ваші клієнти надають вагу локації (наприклад галузь консалтингу, юридична, фінансова), то володіння адресою у хорошому районі Варшави може підвищити довіру. Віртуальна адреса у відомому офісному будинку або при представницькій вулиці справляє краще враження ніж наприклад адреса на околицях міста.
Приклад ситуації, коли віртуальна адреса виправдовується
Кейс-стаді: Анна та її проектна компанія
Анна веде одноосібну компанію з проектування веб-сайтів. Мешкає під Варшавою, але більшість клієнтів має у столиці. Працює вдома, іноді у коворкінгу.
Анна вирішила скористатися віртуальною адресою у Варшаві, щоб її компанія виглядала більш професійно для варшавських клієнтів. Завдяки цьому на веб-сайті та у підписі електронної пошти фігурує адреса у центрі міста.
Коли клієнт хоче надіслати договір поштою, посилає його на адресу віртуального офісу – звідти Анна отримує скан документа ще того ж дня.
В результаті Анна зберігає свій домашній комфорт роботи, а водночас будує бренд компанії присутньої у Варшаві.
Віртуальна адреса дозволяє поєднати комфорт віддаленої роботи з професійним іміджем компанії
Чи має віртуальна адреса якісь недоліки?
Варто згадати, що віртуальна адреса це не панацея на всі потреби. Якщо ваша діяльність вимагає фізичного простору (наприклад складу, майстерні, магазину) або щоденних зустрічей з клієнтами віч-на-віч, сама адреса може не вистачити. Віртуальна адреса не замінить реального місця роботи у таких випадках. Для більшості типово офісних бізнесів це однак досконале рішення тимчасове або довгострокове.
Підсумок – чи варто скористатися?
Віртуальна адреса для компанії – це рішення, яке варто розглянути, особливо на початку діяльності або коли важлива для вас мобільність та економія. Завдяки їй можете законно вести компанію, мати адресу у Варшаві та професійний імідж, а водночас уникнути високих витрат.
Все зводиться до ваших індивідуальних потреб – для багатьох підприємців віртуальна адреса виявилася влучним пострілом.
Готові до професійної віртуальної адреси для вашої компанії?
Якщо вважаєте, що віртуальна адреса могла б допомогти вашому бізнесу, зв'яжіться з VBiuro. Пропонуємо привабливі віртуальні адреси у Варшаві, пристосовані до потреб як одноосібної діяльності, так і товариств.
