Переваги та недоліки віртуального офісу – чи це рішення для всіх?

Утримання традиційного офісу пов'язане з високими витратами – орендою, платежами за комунальні послуги, прибиранням, придбанням обладнання тощо. Віртуальний офіс усуває більшість з них. За частку цієї суми ви отримуєте корпоративну адресу та обробку кореспонденції, а часто також додаткові послуги. Це ідеальне рішення для стартапів та малих компаній, які мусять рахувати витрати.

Завдяки віртуальним офісам навіть одноосібна компанія може мати адресу в престижній локації, наприклад, у центрі Варшави. Така адреса на візитці чи веб-сайті будує професійний імідж та може підвищити довіру клієнтів. У звичайних умовах оренда офісу в елітному районі чи бізнес-центрі могла б бути фінансово недосяжною – тут стає доступною.

Використовуючи віртуальну адресу, вам не потрібно публічно розкривати свою домашню адресу. Для осіб, які ведуть бізнес з дому, це величезний плюс. Ви захищаєте свою приватність – клієнти чи партнери не з'являтимуться несподівано у вашій квартирі, а дані в реєстрах компаній не вказують на вашу адресу проживання.

Віртуальний офіс – це не лише адреса – пакети зазвичай включають обробку пошти (прийом листів, пакунків, сповіщення, сканування) і можуть включати обробку телефонних дзвінків. Це означає, що ви не хвилюєтеся про пропуск рекомендованого листа чи дзвінка від клієнта. Ви маєте впевненість, що професійна рецепція займеться цим, а ви отримаєте відповідну інформацію або копію документа.

Віртуальний офіс можна орендувати на короткий період і продовжувати за потреби. Ви не зв'язуєтеся довгим договором оренди приміщення. Якщо ваша компанія зростає, легко розширити спектр послуг (наприклад, додати більше годин користування конференц-залом або орендувати на постійній основі робоче місце в коворкінгу). Якщо ж ви вирішите орендувати власний офіс, віртуальний легко скасувати після закінчення договору, зазвичай без складних наслідків.

Утримуючи власний офіс, ви маєте дбати про безліч дрібних справ – від постачання кави до прибирання та прийому щоденної пошти. Віртуальний офіс знімає з вас ці завдання. Ви концентруєтеся на веденні бізнесу, а офісним забезпеченням займаються фахівці (наприклад, працівники VBiuro). Це економія часу та енергії.

Якщо ваша компанія діє в кількох регіонах, ви можете придбати віртуальні адреси в різних містах. Наприклад, маючи штаб-квартиру у Варшаві, але клієнтів також у Гданську та Вроцлаві, ви можете додатково користуватися адресами в цих містах (у місцевих постачальників). Це створює враження ширшого охоплення компанії та полегшує контакт місцевим клієнтам (наприклад, вони можуть надіслати документи на адресу у своєму місті).

Найбільшим мінусом є те, що у вас немає власного офісу, до якого ви можете в будь-який момент зайти та попрацювати. Звісно, багато постачальників пропонують можливість оренди робочого місця або зали погодинно, але це додаткові витрати та вимагає планування. Якщо вам потрібно щодня тихе місце для роботи поза домом, сам віртуальний офіс цього не забезпечить.

Якщо ваша діяльність вимагає регулярних зустрічей з клієнтами, віртуальний офіс може стати певним ускладненням. Кожну зустріч віч-на-віч ви маєте організувати в зовнішньому просторі – наприклад, орендованому конференц-залі, кав'ярні або у клієнта. У вас немає власної залки, доступної на виклик. Для багатьох галузей (наприклад, консультаційні послуги, навчання) це не є проблемою, але, скажімо, для адвоката, який приймає клієнтів щодня, це могло б бути незручним.

Хоча ставлення до віртуальних офісів стає все більш позитивним, ще трапляються особи, для яких відсутність фізичної штаб-квартири викликає сумніви. Партнери старшого покоління можуть не знати концепції е-офісу та замислюватися, чи компанія з віртуальною адресою є такою ж надійною, як та, що має власне приміщення. У певних ситуаціях може знадобитися пояснення бізнес-партнерам, що це просто сучасне ощадливе рішення, а не "компанія-одноденка".

За однією адресою віртуального офісу буває зареєстровано багато суб'єктів. У принципі, вони не впливають один на одного (кожна компанія є окремою юридичною особою), але уявімо ситуацію, коли одна з компаній за цією адресою наробила боргів або має погану пресу. Коли хтось введе адресу в Google, може побачити цю негативну інформацію, що непрямо впливає на всі компанії, зареєстровані там. Це рідкісний сценарій, але варто усвідомлювати, що ваша адреса не є унікальною.

Базова підписка на віртуальний офіс зазвичай включає прийом кореспонденції та сповіщення. Однак понадстандартні послуги – сканування великої кількості документів, часте пересилання пошти кур'єром, оренда залів – можуть генерувати додаткові платежі. Якщо ваша компанія отримує дуже багато листів або ви плануєте часто користуватися конференц-залом, витрати можуть зрости, і варто їх заздалегідь розрахувати. Попри все, зазвичай вони все одно будуть нижчими за утримання власного офісу, але не завжди будуть такими низькими, як базовий пакет.

Для деяких підприємців та їхніх працівників володіння фізичним офісом – це також соціальні питання: можливість зустрічі команди, інтеграції, побудови корпоративної атмосфери. Віртуальний офіс цього не забезпечує. Якщо ви цінуєте щоденний контакт з людьми на робочому місці, робота повністю віддалено (яку передбачає віртуальний офіс) може бути для вас не ідеальною.