Адреса Кореспонденції проти Адреси Реєстрації | VBiuro

Адреса Кореспонденції проти Адреси Реєстрації – У Чому Різниця та Як Їх Встановити

Терміни "адреса реєстрації компанії" та "адреса кореспонденції" часто з'являються в документах реєстрації компанії та контактних даних. Хоча вони звучать схоже, вони виконують різні функції. Багато власників бізнесу цікавляться, чи потрібно мати дві окремі адреси, чи можуть вони бути однаковими, та як їх формально встановити. У цій статті ми пояснимо відмінності між адресою реєстрації та адресою кореспонденції і порадимо, як правильно визначити їх для вашої компанії. Також обговоримо ситуації, коли варто використовувати окрему адресу кореспонденції (наприклад, віртуальний офіс), і як це зробити відповідно до регламентів.

Адреса Реєстрації – Основний Ідентифікатор Компанії

Адреса реєстрації (також називається адресою компанії) - це офіційна адреса, за якою зареєстрований бізнес. У випадку:

• Компаній (ТОВ, АТ тощо) – адреса реєстрації заноситься до Національного судового реєстру (KRS). Вона визначає місцевість (місто), де компанія має свою штаб-квартиру, а також точну адресу (вулиця, номер). Зареєстрований офіс компанії є елементом угоди компанії. Всі офіційні листи надходять на цю адресу, і саме тут формально повинна розташовуватися адміністрація компанії.
• Фізичних осіб-підприємців (ФОП) – у Центральному реєстрі та інформації про економічну діяльність (CEIDG) ви надаєте адресу місця ведення бізнесу (яка на практиці розглядається як штаб-квартира ФОП). Це може бути домашня адреса підприємця або інша адреса, де він фактично веде бізнес. Для ФОП часто штаб-квартира = домашня адреса, але не завжди.
• Інші форми (цивільні партнерства, фонди) – також вимагають зазначення офіційної адреси реєстрації у відповідних реєстрах/угодах.

Особливості адреси реєстрації:

• Це публічна інформація: Будь-хто може перевірити адресу реєстрації компанії в KRS або CEIDG. Це публічна інформація.
• Офіційна кореспонденція надсилається на цю адресу: Суди, податкові органи, Соціальне забезпечення, KRS – всі офіційні листи направляються на адресу реєстрації (якщо не повідомлена інша адреса для доставки, про що ми поговоримо незабаром). Якщо компанія не отримує пошту за адресою свого зареєстрованого офісу, це може мати негативні наслідки (наприклад, лист вважається доставленим і терміни спливають).
• Визначає місцеву юрисдикцію органів влади: Наприклад, для компанії ви сплачуєте корпоративний податок на прибуток у податковій службі, відповідній за зареєстрований офіс компанії. Для фізичних осіб-підприємців податки та соціальне забезпечення часто базуються на адресі проживання, але, наприклад, номер REGON відповідно до адреси бізнесу. Загалом, зареєстрований офіс вирішує, якій податковій службі, суду чи статистичному управлінню ви підлягаєте.
• У випадку аудиту – це місце, де аудит повинен теоретично відбуватися: Наприклад, податковий аудит зазвичай проводиться там, де компанія має свій зареєстрований офіс (якщо вона не вказує іншу адресу для аудиту). Тому, якщо зареєстрований офіс, наприклад, є віртуальною адресою, добре мати можливість проводити там аудит – наприклад, VBiuro надає простір для таких випадків.

Встановлення адреси реєстрації:

При створенні компанії ви повинні надати адресу реєстрації. Якщо ви її змінюєте, потрібно оновити реєстри (KRS у випадку компаній – резолюція та запис, CEIDG у випадку фізичних осіб-підприємців – повідомлення про зміну). Зміна зареєстрованого офісу компанії може вимагати внесення змін до угоди компанії (якщо ви переїжджаєте до іншої місцевості, оскільки місцевість записана в угоді; зміна вулиці в межах тієї ж місцевості – зазвичай достатньо резолюції управління).

Чи є зареєстрований офіс і місце ведення бізнесу одним і тим же? Для компаній – зазвичай зареєстрований офіс = місце ведення бізнесу, хоча компанія може мати багато місць ведення бізнесу (філії, офіси) на додаток до головної штаб-квартири. Для фізичних осіб-підприємців у CEIDG: ви можете надати адресу реєстрації (місце проживання) та адресу бізнесу (якщо відрізняється від дому). Багато фізичних осіб-підприємців вказують, що бізнес ведеться за місцем проживання або "без фіксованого місця" (наприклад, послуги у клієнта) – тоді домашня адреса де-факто є штаб-квартирою.

Адреса Кореспонденції – Зручність та Захист Приватності

Адреса кореспонденції (також називається адресою доставки) - це адреса, за якою ви хочете отримувати корпоративну пошту, якщо вона відрізняється від адреси реєстрації. Ви можете розглядати її як поштову скриньку для вашої компанії.

• Вона не є обов'язковою, якщо зареєстрований офіс виконує свою роль: Якщо ви регулярно отримуєте пошту за адресою штаб-квартири і це працює для вас, вам не потрібно встановлювати окрему адресу кореспонденції.
• Вона може бути формально встановлена з органами влади: Наприклад, у CEIDG є поле "адреса доставки" – ви можете ввести туди будь-яку адресу (навіть за кордоном у ЄС, хоча це ускладнює офіційні доставки, тому вітчизняна краща). Для компаній – KRS як такий не має поля "адреса кореспонденції", але, наприклад, ви можете повідомити додаткову адресу доставки для компанії в Податковій службі, або просто повідомити діловим партнерам писати на цю адресу, а не в зареєстрований офіс.
• Пошта надходить туди, а не в зареєстрований офіс: Якщо ви офіційно повідомляєте адресу доставки, наприклад, у CEIDG, державна адміністрація направлятиме листи на цю адресу, ігноруючи адресу реєстрації (поки вона дійсна). Це важливо: для фізичних осіб-підприємців ви можете приховати свою домашню адресу від публікації в CEIDG, надавши адресу кореспонденції – тоді публічно видна лише адреса кореспонденції. Це захищає вашу приватність.
• Це може бути, наприклад, адреса поштової скриньки, адреса віртуального офісу, адреса бухгалтерської фірми тощо: Важливо, що ви маєте впевненість у прийомі пошти там.

Коли варто мати окрему адресу кореспонденції?

• Коли ви не присутні за адресою реєстрації постійно (наприклад, зареєстрований офіс – це ваш сімейний дім, але ви працюєте в полі/за кордоном).
• Коли ви хочете приховати адресу реєстрації від публічного розкриття – наприклад, фізичні особи-підприємці, що ведуть бізнес з дому, часто не хочуть, щоб їхній дім з'являвся онлайн у CEIDG. Тоді вони надають адресу кореспонденції (наприклад, поштову скриньку або віртуальний офіс), і домашня адреса може бути прихована.
• Коли зареєстрований офіс є віртуальною адресою, але ви віддаєте перевагу отримувати пошту в іншому місці – хоча це рідко, тому що саме для цього і призначений віртуальний офіс, щоб отримувати для вас пошту.
• Коли у вас є компанія з зареєстрованим офісом, наприклад, у маленькому місті (тому що там ви ведете виробництво), але ви хочете, щоб ділова кореспонденція йшла на варшавську адресу (для централізованої обробки). Тоді в контактах ви можете використовувати адресу кореспонденції у Варшаві (хоча офіційно все ще йде в зареєстрований офіс, тому що KRS не має такого поля – принаймні, ви можете вирішити це, створивши філію).
• Коли ви часто переїжджаєте – ви можете підтримувати постійну адресу кореспонденції (наприклад, з родиною або віртуальний офіс) незважаючи на зміну вашого фізичного місця проживання/штаб-квартири.

Встановлення адреси кореспонденції:

• Фізична особа-підприємець (CEIDG): У реєстраційній формі є поле для адреси доставки. Ви можете надати її одразу або додати пізніше з оновленням. Тоді ця адреса стає офіційною для урядових листів. Ці дані (крім поштової скриньки) є публічними.
• Компанія: Під час реєстрації KRS такої можливості немає. Однак ви можете, наприклад, встановити довіреного з доставки (іноді використовується для іноземних компаній, що працюють у Польщі – вони повинні мати довіреного з доставки у Польщі). Польська організація швидше не потребує цього. Тим не менш, якщо ви хочете, щоб офіційна кореспонденція йшла в інше місце, ви можете повідомити про це відповідній службі. Наприклад, Податковій службі – листом ви повідомляєте їм "будь ласка, направляйте кореспонденцію на адресу X". Служба може погодитися (зазвичай вони погоджуються). До суду / KRS – вони швидше надсилатимуть в зареєстрований офіс з KRS.
• Неформальне використання: Ви можете просто використовувати адресу кореспонденції в контактах з клієнтами, на веб-сайті, як контактну адресу. Це не вимагає повідомлення кудись, просто ваші канцелярські товари можуть мати дві адреси: "Зареєстрований офіс (для інвойсів): …; Адреса кореспонденції: …". Клієнти писатимуть туди, куди ви їх попросите.

Практичні та Правові Відмінності Між Адресою Реєстрації та Адресою Кореспонденції

• Вимога мати: Кожна зареєстрована компанія (фізична особа-підприємець або корпорація) повинна мати зареєстрований офіс. Адреса кореспонденції є необов'язковою.
• Кількість можливих адрес: Є лише один зареєстрований офіс (лише одна основна адреса). Ви можете мати кілька адрес кореспонденції для різних справ (хоча це може заплутати людей). Наприклад, великі компанії надають адресу для скарг, адресу для замовлень, адресу для юридичного відділу тощо – це вже внутрішня організація.
• Публічна інформація: Зареєстрований офіс компанії завжди публічний у KRS; у CEIDG з 2018 року адреса бізнесу показується за замовчуванням, але якщо це дім, її можна приховати і замість цього показується адреса кореспонденції. Адреси кореспонденції можуть бути менш офіційно експоновані (наприклад, їх немає в KRS).
• Правові наслідки доставок: Важлива справа – якщо ви вказуєте адресу доставки і служба/суд дотримується її, то доставка на цю адресу має таку ж правову силу, як доставка в зареєстрований офіс. Тому немає виправдання, що "лист не дійшов до штаб-квартири". Вам потрібно забезпечити збір пошти за адресою кореспонденції так само старанно.
• Гнучкість зміни: Зміна адреси кореспонденції загалом легша – швидко в CEIDG, листом до служб. Зміна зареєстрованого офісу – більш формальна (особливо компанії – резолюції, запис KRS).

Використання Віртуального Офісу як Адреси Реєстрації або Кореспонденції

Багато людей цікавляться, як роль віртуального офісу вписується в ці визначення:

• Віртуальний офіс як адреса реєстрації: Абсолютно – орендуючи віртуальну адресу, ви можете формально встановити її як штаб-квартиру компанії (корпорація або фізична особа-підприємець). Ви укладаєте угоду, у вас є право на приміщення, тому це законно. Ця адреса з'являється в реєстрі як штаб-квартира. Віртуальний офіс (наприклад, VBiuro) отримує вашу пошту – тому на практиці він також служить як адреса кореспонденції в одному. Віртуальний офіс таким чином надає вам фізичне місце отримання та досяжності в ньому. Це популярно, тому що вирішує багато проблем (адреса в престижному місці, приватність дому збережена, впевненість в обробці пошти).
• Віртуальний офіс лише як адреса кореспонденції: Ви також можете зробити так, щоб формально не змінювати зареєстрований офіс (наприклад, компанія залишається зареєстрованою у вашому рідному місті), але ви орендуєте віртуальну адресу у Варшаві лише як поштову скриньку. Деякі офіси пропонують послугу "адреса кореспонденції" дешевше, ніж повну адресу реєстрації. Тоді ви офіційно не повідомляєте це до KRS, але використовуєте її в контактах або повідомляєте Податковій службі як адресу для доставок. Це використовується трохи рідше, тому що краще узгодженість – але це можливо.
• Обидві адреси = однакові: Ви, звичайно, можете використовувати одну адресу як зареєстрований офіс, так і для кореспонденції. Багато компаній роблять це – наприклад, штаб-квартира у віртуальному офісі та прийом пошти там, їм не потрібна інша адреса. Розділення адрес має сенс лише тоді, коли зареєстрований офіс з якихось причин не підходить для прийому пошти (тому що там нікого немає, або це погана адреса іміджево).

Кейс-стаді - приклади

Як Правильно Використовувати Обидві Адреси?

Якщо у вас є окремі адреси, дотримуйтесь кількох правил:

• Чітко позначайте їх на корпоративних документах: Наприклад, на бланку: "Зареєстрований офіс (для інвойсів): …, Адреса кореспонденції: …". Щоб відправники знали, куди писати.
• Оновлюйте зміни адрес: Якщо ви змінюєте зареєстрований офіс – повідомляйте KRS/CEIDG. Якщо ви змінюєте адресу кореспонденції – повідомляйте скрізь, де ви просили відправлення (служби, регулярні підрядники).
• Збирайте пошту з обох місць: Трапляється, що хтось все ще надішле в зареєстрований офіс (тому що побачив це в KRS). Вам потрібно контролювати там теж. Якщо зареєстрований офіс – віртуальний офіс – добре, вони все одно контролюють. Якщо зареєстрований офіс – дім, а кореспонденція – віртуальний офіс, тоді вам також потрібно перевіряти дім (якщо у вас немає пересилання пошти на адресу кореспонденції, що пропонує Польська пошта за плату).
• Контракти та реєстри: Пам'ятайте, що в контрактах з клієнтами/підрядниками ви зазвичай повинні надавати адресу реєстрації (тому що вона ідентифікує сторону контракту). Ви можете додати "адреса кореспонденції інша". Не плутайте ці терміни – наприклад, на інвойсах як продавець ви повинні надавати адресу реєстрації (така формальна вимога), а не кореспонденції, інакше Податкова служба може знайти недолік. Ви, звичайно, можете додати додаткову контактну адресу на інвойс, але поле "продавець" – офіційна адреса реєстрації.

Підсумок

Адреса реєстрації є основою – офіційне місцезнаходження компанії в очах закону. Адреса кореспонденції є зручним доповненням, що дозволяє отримувати пошту там, де ви хочете, і можливо захистити вашу основну адресу. У малому бізнесі зареєстрований офіс та адреса кореспонденції часто є одним і тим же місцем. Однак з розвитком компанії або специфічними потребами (такими як захист приватності, престиж, мобільність) розділення цих адрес може бути дуже корисним.

Ключовим є забезпечення ефективного прийому пошти – незалежно від того, куди ви її направляєте. Підтримка двох адрес вимагає моніторингу обох, якщо тільки як у рішеннях VBiuro, всі листи (як на адресу реєстрації, так і кореспонденції) в кінцевому підсумку обробляються одним надійним офісом, який сканує та пересилає їх вам.

Нарешті: якщо ви не впевнені, як налаштувати адреси у вашій компанії, порадьтеся зі спеціалістами або провайдером віртуального офісу. VBiuro консультує клієнтів, чи краще в їхньому випадку перенести штаб-квартиру, чи просто встановити адресу кореспонденції. Ми також забезпечуємо, що жоден лист не пропущений – незалежно від того, на яку адресу він прибуває. Ваша компанія може працювати ефективно та професійно з правильно керованими адресами – і ви вирішуєте, яку адресу ви показуєте світу, а яку тримаєте для формальних цілей.