Wirtualne biuro kusi niskim kosztem i wygodą, ale jak każde rozwiązanie ma mocne i słabe strony. Zanim wybierzesz wirtualny adres dla swojej firmy, sprawdź jedne i drugie. Poniżej opisujemy zalety, wady, to, które z nich dotyczą oferty VBIURO, oraz dla kogo ten model się sprawdza, a dla kogo nie.
Zalety
- Niższe koszty niż wynajem lokalu
- Adres w biurowej części Warszawy
- Adres domowy nie trafia do rejestrów
- Odbiór listów i skany online
- Krótkie umowy, łatwa zmiana pakietu
- Mniej spraw administracyjnych
- Adres w Warszawie z każdego miejsca
Wady
- Brak własnej przestrzeni do pracy
- Trudniej o spotkania z klientami na miejscu
- Część kontrahentów woli „namacalną” firmę
- Adres współdzielony z innymi firmami
- U części dostawców dopłaty za skanowanie
- Brak „firmowej atmosfery”
Zalety wirtualnego biura
Niższe koszty niż wynajem lokalu
Własne biuro to czynsz, media, sprzątanie i wyposażenie. Wirtualne biuro większość tych kosztów usuwa: płacisz za adres i obsługę listów. Uczciwe porównanie zależy jednak od tego, z czym zestawiasz wirtualny adres. Jeśli i tak nie wynająłbyś lokalu, realną alternatywą jest adres domowy albo coworking, a różnica w kosztach jest mniejsza niż przy porównaniu z własnym biurem.
Adres w biurowej części miasta
Nawet jednoosobowa firma może mieć adres w biurowej części miasta, np. na warszawskiej Woli. Taki adres na wizytówce i stronie internetowej buduje profesjonalny wizerunek, a jego koszt jest wielokrotnie niższy niż najem biura w biurowcu.
Prywatność – adres domowy poza rejestrami
Z wirtualnym adresem nie musisz podawać publicznie adresu domowego. Kontrahenci nie zjawią się w Twoim mieszkaniu, a w publicznym wpisie firmy widnieje adres biura. Osoba prowadząca JDG nadal podaje w CEIDG adres zamieszkania, ale nie jest on publicznie widoczny.
Odbiór listów i skany online
Wirtualne biuro to nie tylko adres. W VBIURO każdy pakiet obejmuje odbiór listów, mailową informację o nowej przesyłce oraz bezpłatne, nielimitowane skanowanie. Skan trafia do Panelu Klienta i aplikacji, do których masz dostęp 24/7, więc pismo z urzędu zobaczysz bez wizyty w biurze. Oryginały możesz odebrać osobiście w biurze pn–pt 9:00–17:00. Przyjmujemy też paczki i przesyłki kurierskie, o ile nie są duże i nie dezorganizują pracy biura.
Krótkie umowy i łatwa zmiana pakietu
Wirtualne biuro nie wiąże Cię wieloletnim najmem lokalu. W VBIURO nie ma minimalnego okresu umowy, a okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc. Gdy firma rośnie, przechodzisz na wyższy pakiet (np. PRO z godziną sali konferencyjnej miesięcznie, wysyłką paczki z listami raz w miesiącu i pomocą przy dokumentach). Gdy przeniesiesz się do własnego biura, wypowiadasz umowę z miesięcznym wyprzedzeniem.
Mniej spraw administracyjnych
Własne biuro to wiele drobnych obowiązków: od zakupów i sprzątania po codzienne sprawdzanie skrzynki. Przy wirtualnym biurze listy odbierają pracownicy biura, a Ty zajmujesz się prowadzeniem firmy.
Adres w Warszawie niezależnie od miejsca zamieszkania
Adres w Warszawie możesz mieć niezależnie od tego, gdzie mieszkasz i pracujesz. Firma z innego miasta czy z zagranicy zyskuje adres w stolicy, a klienci i urzędy kierują listy w jedno miejsce – bez otwierania kolejnych biur.
Wady wirtualnego biura
Brak własnej przestrzeni do pracy
Wirtualne biuro nie jest miejscem, do którego przychodzisz codziennie popracować. Jeśli potrzebujesz stałego, cichego biurka poza domem, sam adres tego nie zastąpi.
Trudniej o spotkania z klientami na miejscu
Jeżeli Twoja działalność wymaga codziennych spotkań z klientami twarzą w twarz, sam wirtualny adres nie wystarczy. W wielu branżach (doradztwo, szkolenia, IT) nie jest to problem, ale np. dla kancelarii przyjmującej klientów każdego dnia byłoby to uciążliwe.
Część kontrahentów woli „namacalną” firmę
Wirtualne biura są coraz powszechniejsze, ale dla części osób brak własnego lokalu nadal budzi wątpliwości, czy firma jest równie solidna jak ta z tradycyjnym biurem.
Sama forma jest legalna – piszemy o tym szerzej w artykule czy wirtualne biuro jest legalne – ale odbioru przez kontrahentów nie da się w pełni kontrolować.
Adres współdzielony z innymi firmami
Pod jednym adresem wirtualnego biura zarejestrowanych jest zwykle wiele firm. Każda pozostaje odrębnym podmiotem, ale kontrahent sprawdzający adres w rejestrze może to zauważyć – i dla części osób bywa to sygnałem, że firma nie ma własnego biura.
Dopłaty za skanowanie i usługi dodatkowe
U części dostawców abonament obejmuje tylko odbiór listów, a skanowanie większej liczby dokumentów czy inne usługi są płatne osobno. Jeśli Twoja firma dostaje dużo listów, takie opłaty potrafią wyraźnie podnieść rachunek – sprawdź to w cenniku przed podpisaniem umowy.
Brak „firmowej atmosfery”
Dla części przedsiębiorców i ich pracowników biuro to także miejsce spotkań zespołu i budowania atmosfery. Sam wirtualny adres tego nie zapewnia.
Które wady dotyczą VBIURO
- Skanowanie (wada nr 5): w każdym pakiecie masz bezpłatne, nielimitowane skanowanie – nie dopłacasz za liczbę listów.
- Spotkania (wady nr 1, 2 i 6): salę konferencyjną może wynająć każdy – 100 zł netto za godzinę albo 500 zł netto za cały dzień (telewizor z HDMI, Wi-Fi, faktura VAT). W pakiecie PRO 1 godzina sali miesięcznie jest w cenie. To miejsce na spotkanie, a nie biuro do codziennej pracy.
- Obecność na miejscu (wada nr 3): nie mamy recepcji, ale biuro jest czynne pn–pt 9:00–17:00, a jego pracownicy są na miejscu i potwierdzą kontrolerowi z urzędu skarbowego, że firma ma umowę na adres. W tych godzinach możesz też osobiście odebrać listy.
- Adres współdzielony (wada nr 4): pod adresem ul. Marcina Kasprzaka 31/119 na Woli, jak w każdym wirtualnym biurze, zarejestrowanych jest wiele firm.
Czy wirtualne biuro jest dla każdego?
Nie dla każdego biznesu. Sprawdza się przede wszystkim w przypadku:
- mikro i małych firm, które nie potrzebują na co dzień własnego lokalu,
- freelancerów i specjalistów pracujących zdalnie,
- startupów w fazie testowania pomysłu,
- firm usługowych działających u klienta lub online (np. marketing, IT, doradztwo),
- przedsiębiorców, którzy dużo podróżują albo pracują z różnych miejsc.
Jeśli prowadzisz działalność, która wymaga stałej obecności w jednym miejscu, masz zespół potrzebujący biurek albo codziennie przyjmujesz klientów, tradycyjne biuro będzie potrzebne przynajmniej w części. W pozostałych przypadkach wirtualne biuro bywa tańszą i wygodniejszą alternatywą – więcej o tym w artykule wirtualny adres dla firmy.
Możesz też połączyć oba modele: mieć małe biuro dla zespołu, a jednocześnie korzystać z wirtualnego adresu w innym mieście.
Przed decyzją odpowiedz sobie na kilka pytań:
- Jak często potrzebujesz fizycznej przestrzeni do pracy?
- Jak duży jest Twój zespół i gdzie pracuje?
- Jak często spotykasz się z klientami na miejscu?
- Czy pracujesz głównie online?
Podsumowanie
Zalety i wady wirtualnego biura trzeba ocenić pod kątem Twojej firmy. To rozwiązanie daje oszczędność i wygodę, ale nie zastąpi fizycznego biura tam, gdzie jest ono naprawdę potrzebne. Możesz je wypróbować bez dużego ryzyka – w VBIURO nie ma minimalnego okresu umowy, a okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc.
Jeśli rozważasz inne opcje, przeczytaj poradnik coworking, biuro serwisowane czy wirtualne biuro, a zakres usług znajdziesz w opisie wirtualnego biura na warszawskiej Woli.