Wirtualny adres dla firmy to prawdziwy adres biurowy, który wynajmujesz na potrzeby swojej działalności. Wpisujesz go do CEIDG lub KRS, podajesz na fakturach i stronie internetowej, a listy trafiają do biura, które je odbiera i skanuje. Nie chodzi więc o adres e-mail ani o firmę działającą „tylko w internecie”.
W tym artykule wyjaśniamy, jak działa taka usługa, kiedy się sprawdza, a kiedy sam adres nie wystarczy.
Czym jest wirtualny adres firmy?
To adres biurowy, którym Twoja firma posługuje się oficjalnie, choć na co dzień tam nie pracujesz. Wynajmujesz go od firmy prowadzącej wirtualne biuro i podajesz w rejestrze, na fakturach, wizytówkach i stronie internetowej.
Przy jednoosobowej działalności (JDG) będzie to adres do doręczeń w CEIDG – jest jawny w rejestrze. Adres zamieszkania podajesz urzędom, ale nie jest publikowany. Przy spółce wirtualny adres jest adresem siedziby wpisanym do KRS. Różnice wyjaśniamy w poradniku adres korespondencji a adres siedziby.
Usługa wirtualnego adresu polega na tym, że:
- Masz umowę na korzystanie z adresu. Umowa z VBIURO pozwala wpisać nasz adres do CEIDG (jako adres do doręczeń) albo do KRS (jako siedzibę spółki).
- Listy odbieramy w Twoim imieniu. O każdym nowym liście informujemy Cię mailowo, a jego skan znajdziesz w Panelu Klienta i w aplikacji. W cenie masz bezpłatne, nielimitowane skanowanie. Oryginały możesz odebrać osobiście w biurze pn–pt 9:00–17:00. Przyjmujemy też paczki i przesyłki kurierskie, o ile nie są duże i nie dezorganizują pracy biura.
- Adres jest prawdziwy. „Wirtualny” oznacza tylko, że nie wynajmujesz tam biurka. Nasz adres to ul. Marcina Kasprzaka 31/119 na warszawskiej Woli, a pracownicy biura są na miejscu pn–pt 9:00–17:00.
W VBIURO wirtualny adres jest częścią pakietu biura wirtualnego. Podstawą jest STANDARD: adres, odbiór listów i skanowanie. PRO dodaje wysyłkę paczki z listami raz w miesiącu, 1 godzinę sali konferencyjnej w miesiącu i pomoc z wypełnieniem dokumentów – adres się nie zmienia. Usługę aktywujemy tego samego dnia. O samej lokalizacji piszemy w artykule wirtualne biuro Warszawa Wola.
Kiedy warto skorzystać z wirtualnego adresu?
Najczęstsze sytuacje, w których wirtualny adres się sprawdza:
Zaczynasz działalność i nie masz biura
Wynajem lokalu na start to duży koszt stały. Do rejestracji firmy potrzebujesz jednak adresu – adresu do doręczeń w CEIDG albo siedziby spółki w KRS. Wirtualny adres spełnia ten wymóg za ułamek ceny najmu.
Pracujesz z domu i chcesz chronić prywatność
W CEIDG musisz podać adres do doręczeń, a ten jest jawny. Jeśli wpiszesz tam mieszkanie, każdy znajdzie je w rejestrze. Gdy podasz adres biura, klienci widzą adres biurowy, a Twój adres zamieszkania nie jest publikowany (o ile nie wskażesz mieszkania jako stałego miejsca wykonywania działalności).
Pracujesz w terenie lub zdalnie
Jeśli większość pracy wykonujesz u klienta, w terenie albo online – jak konsultanci, trenerzy, fotografowie czy programiści – biuro stałoby puste. Wirtualny adres daje firmie stały adres i obsługę listów.
Chcesz pozyskiwać klientów w Warszawie
Jeśli działasz poza Warszawą, a chcesz zdobywać klientów w stolicy, możesz zacząć od adresu w Warszawie zamiast otwierać oddział z biurem i personelem. Gdy biznes się rozwinie, zawsze możesz przejść na większe rozwiązanie.
Testujesz pomysł biznesowy
Nie wiesz jeszcze, czy pomysł się utrzyma? Wirtualne biuro możesz opłacać co miesiąc i nie wiążesz się wieloletnią umową najmu lokalu.
Zmieniasz siedzibę
Gdy firma wyprowadza się ze starego biura, a nowe nie jest gotowe, wirtualny adres może posłużyć jako adres tymczasowy. Listy nadal ktoś odbiera, a w rejestrze widnieje aktualny adres.
Liczy się dla Ciebie wizerunek
W niektórych branżach, np. w doradztwie czy finansach, klienci zwracają uwagę na adres firmy. Adres biurowy w Warszawie wygląda poważniej niż adres prywatnego mieszkania.
Zalety korzystania z wirtualnego adresu
Niższe koszty
Zamiast czynszu za lokal płacisz za sam adres, czyli ułamek tej kwoty. Zaoszczędzone pieniądze możesz przeznaczyć na rozwój firmy.
Adres firmowy zamiast domowego
Na fakturach, stronie i w stopce maila widnieje adres biurowy w Warszawie, a nie adres Twojego mieszkania.
Mniej czasu na pocztę
Nie sprawdzasz skrzynki i nie stoisz w kolejce po polecone. List odbieramy my, a Ty dostajesz maila i skan w Panelu Klienta.
Elastyczność
Płacisz miesięcznie albo z rabatem za rok lub 2 lata. W VBIURO nie ma minimalnego okresu umowy, a okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc – bez wieloletnich zobowiązań typowych dla najmu lokalu.
Możliwość rozbudowy
Gdy potrzeby wzrosną, przechodzisz na pakiet PRO: wysyłka paczki z listami raz w miesiącu, 1 godzina sali konferencyjnej w miesiącu i pomoc z wypełnieniem dokumentów. Adres zostaje ten sam.
Stały adres dla urzędów
Urzędy i kontrahenci wiedzą, gdzie wysłać pismo. Gdy do biura przyjdzie kontroler z urzędu skarbowego, pracownicy biura (pn–pt 9:00–17:00) potwierdzą, że firma ma umowę na adres. Każdy list widzisz w Panelu Klienta, także w podróży.
Przykład sytuacji, gdy wirtualny adres się sprawdza
Anna i jej firma projektowa
Przykład ilustracyjny – opisuje typową sytuację, a nie konkretnego klienta.
Anna prowadzi jednoosobową firmę projektującą strony internetowe. Mieszka pod Warszawą, ale większość klientów ma w stolicy. Pracuje w domu, czasem w coworkingu.
Zdecydowała się na wirtualny adres w Warszawie i wpisała go do CEIDG jako adres do doręczeń. Na stronie internetowej i w stopce maila widnieje adres na warszawskiej Woli, a jej adres domowy nie jest jawny w rejestrze. Podatki rozlicza nadal w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca zamieszkania.
Gdy klient wysyła umowę pocztą, kieruje ją na adres biura – Anna dostaje mailową informację o nowym liście i widzi jego skan w Panelu Klienta.
Pracuje tam, gdzie jej wygodnie, a klienci widzą firmę z adresem w Warszawie.
Czy wirtualny adres ma jakieś wady?
Wirtualny adres nie zastąpi miejsca pracy, jeśli potrzebujesz magazynu, warsztatu albo sklepu lub codziennie przyjmujesz klientów. W wirtualnym biurze nie ma też recepcji ani biurka do pracy. Na spotkanie możesz za to wynająć salę konferencyjną – 100 zł netto za godzinę albo 500 zł netto za cały dzień (w pakiecie PRO 1 godzina miesięcznie jest w cenie).
Dla firm, które pracują przy komputerze, u klienta lub w terenie, to dobre rozwiązanie – tymczasowe albo na stałe.
Podsumowanie – czy warto skorzystać?
Wirtualny adres warto rozważyć na początku działalności, gdy pracujesz z domu lub w terenie albo chcesz mieć adres w Warszawie bez kosztów lokalu. To legalny sposób prowadzenia firmy: adres wpiszesz do CEIDG lub KRS, a listy odbierze za Ciebie biuro.
Przed wyborem usługi sprawdź, czy skanowanie listów jest w cenie, jak dowiadujesz się o nowej przesyłce i czy w biurze ktoś jest na miejscu, gdy przyjdzie kontrola.
Jeśli chcesz porównać konkretną ofertę, sprawdź, co obejmuje wirtualny adres firmy na Woli. Różnice między adresem siedziby a adresem do korespondencji wyjaśniamy w poradniku adres korespondencji a adres siedziby.