Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) i zastanawiasz się, czy wirtualne biuro jest dla Ciebie? Wiele osób kojarzy wirtualne adresy ze spółkami, tymczasem z tej usługi korzystają też freelancerzy i przedsiębiorcy działający w pojedynkę. Wyjaśniamy, czy JDG może mieć wirtualne biuro, co jej to daje i na co zwrócić uwagę przy wyborze.
Wirtualne biuro dla JDG – czy to legalne i możliwe?
Tak. JDG nie ma „siedziby” w rozumieniu spółki. W CEIDG przedsiębiorca podaje adres do doręczeń – obowiązkowy i jawny w rejestrze. Stałe miejsce wykonywania działalności jest opcjonalne (we wniosku można zaznaczyć, że go nie masz), a adres zamieszkania podajesz urzędom, ale nie jest on publiczny.
Adresem do doręczeń może być adres wirtualnego biura. Żaden przepis tego nie zabrania, a Naczelny Sąd Administracyjny (wyrok z 5 sierpnia 2014 r., II FSK 3549/13) wskazał, że urząd nie może odmówić nadania NIP tylko dlatego, że firma korzysta z wirtualnego biura. Jeśli zamiast tego wpiszesz adres mieszkania, będzie on widoczny publicznie w CEIDG. Więcej o legalności piszemy w artykule Czy wirtualne biuro jest legalne? Fakty i mity.
W praktyce zawierasz umowę z dostawcą wirtualnego biura – to Twój tytuł prawny do korzystania z adresu – i wpisujesz ten adres do CEIDG jako adres do doręczeń, a jeśli chcesz – także jako stałe miejsce wykonywania działalności. W VBIURO tytułem prawnym jest umowa najmu powierzchni biurowej, którą podpisujesz online w formularzu zamówienia; urząd skarbowy sprawdza ją np. przy rejestracji do VAT.
Ważne dla JDG: rozliczasz się (PIT, VAT, NIP) w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca zamieszkania – także wtedy, gdy adresem firmy jest wirtualne biuro. Jeśli mieszkasz np. w Otwocku, a masz adres w Warszawie, Twoim urzędem pozostaje Urząd Skarbowy w Otwocku. Pamiętaj o tym przy rejestracji do VAT i składaniu deklaracji. (Urząd Skarbowy Warszawa-Wola jest właściwy dla spółek z adresem przy ul. Marcina Kasprzaka 31/119).
ZUS identyfikuje Cię po numerach PESEL i NIP, a zgłoszenia możesz składać elektronicznie (PUE/eZUS) – niezależnie od tego, jaki adres podajesz jako adres firmy. Dane adresowe z CEIDG trafiają do ZUS automatycznie. To, który oddział ZUS prowadzi sprawy Twojej JDG, wynika z adresów zgłoszonych w ZUS – nie musi to być oddział właściwy dla adresu wirtualnego biura. Sprawdzisz to w PUE/eZUS, a dokumenty złożysz online albo w dowolnej placówce ZUS. (I Oddział ZUS przy ul. Wrocławskiej 20 jest właściwy dla spółek z adresem przy ul. Marcina Kasprzaka 31/119).
Pisma elektroniczne z urzędów trafiają do skrzynki e-Doręczeń, którą prowadzisz sam – wirtualne biuro obsługuje listy papierowe (więcej: adres korespondencji a adres siedziby).
Korzyści z wirtualnego biura dla jednoosobowej działalności
W JDG wszystkim zajmujesz się sam, więc liczy się każda godzina i każda złotówka. Oto, co daje wirtualne biuro:
Niskie koszty stałe
Wynajem nawet małego biura to duży wydatek, niepotrzebny, jeśli pracujesz z domu lub u klientów. Wirtualne biuro to stała opłata rzędu kilkudziesięciu złotych miesięcznie za adres i obsługę listów – bez czynszu, mediów, kaucji i sprzątania.
Adres w Warszawie
Adres w Warszawie możesz mieć, mieszkając w dowolnym miejscu w Polsce. Dla klientów ze stolicy lub z zagranicy warszawski adres na wizytówce i stronie bywa naturalnym punktem odniesienia – a pracę i tak wykonujesz zdalnie, tam gdzie Ci wygodnie.
Prywatność
Adres do doręczeń w CEIDG jest zawsze jawny. Jeśli wpiszesz tam adres domowy (albo wskażesz dom jako miejsce wykonywania działalności), każdy znajdzie go w rejestrze. Z wirtualnym biurem w CEIDG widnieje adres biura, a klientom i kurierom podajesz właśnie ten adres – nikt postronny nie powiąże Twojego mieszkania z firmą.
Bezpłatne, nielimitowane skanowanie i Panel Klienta 24/7
Listy są odbierane także wtedy, gdy jesteś w trasie lub na urlopie. O każdym liście dostajesz informację mailem, a dzięki bezpłatnemu, nielimitowanemu skanowaniu przeczytasz pismo z urzędu czy umowę od klienta na telefonie. Pocztą zarządzasz w Panelu Klienta i aplikacji VBIURO, dostępnych 24/7. Oryginały odbierzesz osobiście w biurze (pn–pt 9:00–17:00). Przyjmujemy też paczki i przesyłki kurierskie – o ile nie są duże i nie dezorganizują pracy biura.
Sala konferencyjna na spotkania
Gdy potrzebujesz spotkać się z klientem, salę konferencyjną w biurze na Woli wynajmiesz na godziny (100 zł netto/h) lub na cały dzień (500 zł netto) – salę może wynająć każdy. W pakiecie PRO masz 1 godzinę sali miesięcznie w cenie. Na miejscu jest telewizor z HDMI i Wi-Fi, a za wynajem dostajesz fakturę VAT.
Księgowość dla JDG w jednym miejscu
Jeśli powierzysz nam księgowość (umowa płatna osobno), za adres w pakiecie BIURO + KSIĘGOWOŚĆ płacisz 29 zł netto miesięcznie. Księgowość prowadzi wtedy VKSIĘGOWOŚĆ – biuro rachunkowe z naszej grupy – i w jej ramach bezpłatnie przygotujemy zgłoszenia VAT-R, NIP-8, PCC-3, UPL-1, ZUS ZPA i PEL. W pakiecie PRO dostajesz dodatkowo pomoc z wypełnieniem dokumentów.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze wirtualnego biura dla JDG?
Kilka pytań, które warto zadać dostawcy przed podpisaniem umowy:
Gdzie jest adres i kto tam pracuje
Sprawdź, czy pod adresem jest budynek biurowy, a biuro jest czynne w stałych godzinach i pracują w nim ludzie, którzy odbierają listy. Adres w mieszkaniu na obrzeżach miasta niewiele zmieni w porównaniu z adresem domowym. Przeczytaj też opinie o dostawcy – zwłaszcza o tym, jak obsługuje listy. W VBIURO adres to ul. Marcina Kasprzaka 31/119na Woli, przy budynku jest przystanek „PKP Wola” (autobus, tramwaj, kolej), a biuro jest czynne pn–pt 9:00–17:00.
Co jest w cenie
Porównaj, co obejmuje abonament: czy skanowanie ma limit stron, czy dostajesz powiadomienie o każdym liście i jak często możesz zamówić wysyłkę oryginałów. W VBIURO już pakiet STANDARD obejmuje bezpłatne, nielimitowane skanowanie oraz Panel Klienta i aplikację 24/7, a w pakiecie PRO raz w miesiącu wysyłamy Ci paczkę z listami.
Sala i godziny pracy biura
Zapytaj, czy sala do spotkań jest pod tym samym adresem i na jakich zasadach ją wynajmiesz. Sprawdź też godziny pracy biura – niektóre najtańsze oferty działają tylko kilka godzin w tygodniu, co utrudnia odbiór ważnych pism na czas.
Umowa i koszty dodatkowe
Umowa z dostawcą jest Twoim tytułem prawnym do adresu – sprawdź, na jaki okres ją zawierasz i jakie są warunki wypowiedzenia. Przejrzyj ją pod kątem dodatkowych opłat: czy skanowanie jest naprawdę nielimitowane, czy zmiana danych firmy jest bezpłatna, ile kosztuje wysyłka oryginałów. W VBIURO podpisujesz online, w formularzu zamówienia, umowę najmu powierzchni biurowej; nie ma minimalnego okresu umowy, a okres wypowiedzenia to 1 miesiąc.
Czy warto? – Podsumowanie dla JDG
Jednoosobowa działalność gospodarcza może legalnie korzystać z wirtualnego biura. Dla freelancerów i specjalistów pracujących zdalnie to zwykle najprostszy sposób na adres firmy: tani, wygodny i chroniący prywatność.
Najważniejsze argumenty to niższe koszty, mniej spraw na głowie i adres domowy poza rejestrem. Nie musisz czekać na listonosza ani odbierać poleconych – o każdym liście dowiesz się mailem, a firma ma stały adres niezależnie od tego, gdzie pracujesz.
Jeśli Twoja działalność wymaga warsztatu, sklepu czy innego lokalu, wirtualne biuro go nie zastąpi. Możesz jednak wpisać adres wirtualnego biura do CEIDG jako adres do doręczeń (i stałe miejsce wykonywania działalności), a warsztat czy sklep – jako kolejne miejsce wykonywania działalności; w CEIDG można wskazać kilka takich miejsc. Wtedy listy z urzędów trafiają do biura, a nie giną wśród paczek w warsztacie.
Sprawdź, jak działa adres do CEIDG na warszawskiej Woli – umowę zawrzesz online w 5 minut. Porównanie z rejestracją firmy w domu znajdziesz w poradniku wirtualne biuro czy adres domowy.