Biuro wirtualne dla freelancerów – jak pomaga jednoosobowym firmom

Wyobraź sobie grafika komputerowego pracującego z małej miejscowości. Talent ma ogromny, ale czy duża firma z Warszawy powierzy mu poważne zlecenie, jeśli widzi, że jego "studio" mieści się we wsi X? Często tak – bo liczy się portfolio – ale czasem obawy mogą się pojawić. Mając wirtualne biuro w Warszawie, freelancer może śmiało pisać w stopce maila "Studio Graficzne XYZ – ul. Kasprzaka 31, Warszawa Wola". Taki adres budzi zaufanie i nie zdradza, że faktycznie grafik pracuje z domu pod Warszawą. To pewien element marketingu i budowania marki osobistej – pokazujesz się klientom jako profesjonalna firma nawet będąc jednoosobowym przedsiębiorcą. Adres w stolicy czy innym dużym mieście dodaje powagi i otwiera drzwi, które inaczej mogłyby zostać przymknięte.

Freelancer nie ma czasu stać w kolejce na poczcie. A zdarza się, że musi np. podpisać umowę przysłaną tradycyjnym listem czy odebrać zaświadczenie z urzędu. Z wirtualnym biurem to nie problem – personel biura odbiera listy, skanuje i wysyła Ci je emailem. Ty w ciągu minut otrzymujesz treść pisma, gdziekolwiek jesteś. Możesz od razu zareagować, zamiast dowiedzieć się o sprawie po tygodniu (gdy wrócisz do domu i znajdziesz awizo). Dla freelancera, który często bywa w rozjazdach lub po prostu dużo pracuje poza domem, to wybawienie. Wiele osób pracujących solo wyjeżdża np. na miesiąc za granicę, kontynuując zdalnie projekty – w tym czasie wirtualne biuro czuwa nad ich pocztą w Polsce. Po powrocie nie czeka stos papierów, bo wszystko mieli już na bieżąco w mailu. Tak więc biuro wirtualne staje się ich stałym punktem kontaktu, niezależnie od miejsca pobytu.

W zależności od pakietu, wirtualne biuro może też obsługiwać Twój numer telefonu firmowego. Dla freelancera, który nieraz pracuje w trybie "flow" i nie chce co 15 minut przerywać kodowania czy pisania, takie rozwiązanie jest zbawienne. Ktoś inny odbierze telefon, zanotuje kto dzwonił i w jakiej sprawie, a Ty oddzwonisz, kiedy Ci pasuje. Zachowujesz profesjonalizm (klient nie usłyszy sygnału zajętości ani nie czeka godzinami na odpowiedź) i jednocześnie chronisz swój czas pracy. Nawet w podstawowym zakresie – jeśli nie chcesz dedykowanego sekretariatu – już sam fakt posiadania firmowego numeru stacjonarnego może być plusem. Możesz podać warszawski numer biura zamiast prywatnej komórki. Będzie on przekierowany do Ciebie lub obsłużony przez recepcję, zależnie od opcji. To drobiazg, ale składa się na profesjonalny obraz usług freelancera.

Wielu freelancerów pracuje samotnie i rzadko muszą organizować formalne spotkania. Jednak przychodzi moment, gdy trafi się ważny klient, który poprosi o prezentację ofertową na żywo albo chce omówić warunki kontraktu twarzą w twarz. Wtedy pojawia się pytanie: gdzie się spotkać? Oczywiście można wynająć salkę w coworkingu na własną rękę lub spotkać się w kawiarni, ale to drugie nie zawsze jest dobrze widziane w poważnych interesach. Posiadając wirtualne biuro, zwykle masz dostęp do sal konferencyjnych lub pokoju spotkań pod tym adresem. Możesz zaprosić klienta "do siebie, do biura" – co brzmi i wygląda bardzo profesjonalnie. Na miejscu recepcja wskaże drogę, podsunie kawę, Ty przedstawisz ofertę w spokojnych warunkach, z dostępem do projektora, tablicy itp. Dla klienta jesteś przedsiębiorcą z prawdziwym biurem, dla Ciebie to jednorazowe wyjście ze swojej strefy domowej – wszystko gra. Taka możliwość bywa również pomocna, gdy freelancer potrzebuje przez kilka godzin popracować w ciszy z dala od domowych rozproszeń – idzie wówczas do biura wirtualnego, gdzie może skorzystać z hot-desk i poczuć namiastkę "wyjścia do pracy".

Załóżmy, że jako freelancer rozwijasz skrzydła. Może chcesz przekształcić JDG w spółkę z o.o.? Może ściągnąć wspólnika albo zatrudnić kogoś do pomocy? Wirtualne biuro ułatwia te zmiany, bo już masz przygotowaną infrastrukturę: adres do rejestracji spółki, miejsce do ewentualnych spotkań z nowym pracownikiem, usługi administracyjne, z których nadal możesz korzystać. Gdyby nagle Twoja jednoosobowa firma stała się dwuosobowa, wirtualny adres wciąż Wam wystarczy – a może dodatkowo zaczniecie częściej korzystać z coworkingu czy sal w biurze. W każdym razie nie musisz od razu rzucać się na tradycyjne biuro. Także formalności typu rejestracja działalności czy zmiany we wpisach są prostsze z pomocą wirtualnego biura – np. VBiuro oferuje asystę przy zakładaniu firmy, wypełnia formularze, przypomina o obowiązkach (ZUS, VAT, itp.). To coś, co doceni każdy freelancer, bo administracja to często ich pięta achillesowa. Biuro wirtualne pełni poniekąd rolę twojego personalnego asystenta biznesowego – i w razie potrzeby rośnie razem z Tobą.