Віртуальний Офіс та Податкова Служба
Перспектива перевірки з боку Податкової служби може стресувати багатьох підприємців, особливо тих, хто використовує нестандартні рішення, такі як віртуальний офіс. Виникають питання: чи будуть співробітники ставитися до віртуальної адреси з підозрою? Як насправді проходить перевірка компанії без фізичного офісу? Ключем є хороша підготовка та розуміння процедур. Нижче пояснюємо, як підготуватися до податкової перевірки при веденні компанії, зареєстрованої за віртуальним офісом.
Чи збільшує віртуальна адреса ризик перевірки?
Спочатку заспокоїмо вас: використання віртуального офісу саме по собі не робить вашу компанію частіше перевіряною. Податкова служба відбирає суб'єкти для перевірки на основі критеріїв, не пов'язаних з адресою (наприклад, незвичайні розрахунки з ПДВ, великі податкові повернення, випадковий відбір галузей). Віртуальна адреса – це прийнята практика сьогодні, і співробітники зустрічають її регулярно – особливо у великих містах, таких як Варшава.
Однак, коли перевірка все ж відбувається, наявність віртуального офісу означає, що вам потрібно звернути увагу на кілька організаційних питань.
Хороша підготовка – ключ до гладкої податкової перевірки
Повідомлення про перевірку – будьте доступні
Зазвичай податкова перевірка не приходить зовсім несподівано. Найчастіше Податкова служба:
- Надсилає офіційне повідомлення про намір розпочати перевірку на зареєстровану адресу компанії (тобто на вашу адресу у віртуальному офісі). З моменту доставки такого повідомлення у вас є час на підготовку (зазвичай 7 днів).
- Іноді співробітник може також зателефонувати платникові податків, щоб узгодити дату перевірки – хоча це не завжди відбувається формально; це залежить від практики конкретного офісу.
Ключова порада
Ви повинні регулярно збирати кореспонденцію з віртуального офісу або негайно реагувати на повідомлення про нові листи. Якщо VBiuro інформує вас електронною поштою про вхідний лист, не зволікайте зі збиранням його (або запитом сканування). Повідомлення про перевірку має конкретну дату доставки – термін рахується з цієї дати. Неотримання листа не зупинить процес, і це може призвести до початку перевірки без вашого відома.
Підготуйте бухгалтерські та податкові документи
Податкова перевірка найчастіше стосується правильності податкових розрахунків. Тому основою підготовки є збір та організація всіх документів:
- Книги та реєстри – наприклад, Книга доходів і витрат для ФОП або повна звітність для компаній. Переконайтеся, що вони актуальні та належним чином ведуться.
- Податкові декларації та звіти – річні декларації з ПДП/КПП, декларації з ПДВ, JPK (Стандартний аудиторський файл). Підготуйте підтвердження їх подання та будь-які виправлення.
- Рахунки-фактури та документи витрат – повинні бути відсортовані та доступні. Співробітники можуть запитати конкретні рахунки продажів або покупок з певного періоду.
- Договори, підтвердження переказів – якщо ви використовуєте пільги або обліковуєте витрати, які вимагають договорів (наприклад, лізинг, оренда), майте їх під рукою. Те ж саме стосується доказів сплати податків.
- Реєстри ПДВ – для платників ПДВ реєстр продажів і покупок повинен відповідати декларації.
На практиці багато підприємців користуються послугами бухгалтерських офісів або бухгалтерів, які ведуть документацію. Якщо це так, повідомте свого бухгалтера про заплановану перевірку – часто перевірка проходить в бухгалтерському офісі, де ведуться книги, або співробітники просять бухгалтера надати документи. Однак, як власник компанії, ви повинні знати, де все знаходиться, і можливо бути присутнім під час перевірки для пояснення предметних питань.
Місце перевірки – чи з'являться співробітники у віртуальному офісі?
Це залежить від типу перевірки:
Податкова перевірка (офіційна)
Найчастіше проходить в приміщенні платника податків або там, де зберігаються документи, але у випадку з віртуальним офісом ви можете домовитися про проведення, наприклад, у себе вдома (якщо у вас там є документи) або в бухгалтерському офісі.
Співробітники мають право з'явитися за зареєстрованою адресою (тобто у VBiuro), але вони не знайдуть там ваші документи одразу. Тому часто практикується зустріч в узгодженому місці.
Важливо не уникати контакту – зателефонуйте самі після отримання повідомлення і запитайте, де вони воліють провести перевірку, повідомивши їх, що ви користуєтеся віртуальним офісом.
Перевірочні дії або перевірка адреси
Іноді співробітник хоче просто підтвердити, що компанія існує за заявленою адресою. Це можна зробити, надіславши лист (про що ми вже говорили – вам потрібно його зібрати) або навіть коротким польовим візитом.
Якщо перевіряючий приходить до VBiuro без попередження, він зустрінеться з персоналом рецепції. Добре, щоб рецепція знала, що ваша компанія є клієнтом – у них зазвичай є список компаній-резидентів.
Співробітник офісу підтвердить, що ваша компанія використовує їхню адресу, що по суті покриває тему фізичної присутності. Можливо, вас навіть не буде на місці в цей час, якщо вони не попросять вас з'явитися.
Порада
Попередьте свого провайдера віртуального офісу, що ви очікуєте перевірку, як тільки отримаєте повідомлення. VBiuro та інші професійні віртуальні офіси мають досвід у таких ситуаціях – вони можуть надати вам конференц-зал на час перевірки, де ви можете спокійно сидіти з інспектором для розгляду документів.
Угода з віртуальним офісом – тримайте під рукою
Співробітники можуть запитати доказ того, що ви маєте право користуватися адресою, за якою зареєстрована компанія. Найпростішим таким доказом є угода з віртуальним офісом (або підтвердження оплати послуг). Підготуйте копію. Це продемонструє, що адреса не фіктивна, а формально надана. Зазвичай після показу такої угоди питання адреси виходить за межі інтересу офісу – вони продовжують перевіряти фінансові документи.
Підготуйтеся змістовно
Перевірка – це не тільки папери. Співробітники можуть ставити питання про вашу діяльність:
- Ознайомтеся зі своїми розрахунками – перегляньте свої декларації знову, особливо якщо минув певний час. Переконайтеся, що пам'ятаєте, звідки взялися окремі суми (наприклад, велика витрата в березні – ах так, це покупка ноутбука; зменшення доходу в липні – тому що ви були у відпустці тощо). Це полегшить вам відповіді на питання.
- Підготуйте пояснення незвичайних подій – якщо ви знаєте, що у вас було щось нестандартне в перевіряємому періоді (наприклад, одноразова велика транзакція, зміна методології розрахунку, покупка службового автомобіля), подумайте, як це акуратно пояснити та підкріпити документами.
- Будьте чесними та конкретними – немає сенсу щось приховувати, тому що податкова служба має широкі повноваження доступу до документів. Краще давати фактичні відповіді. Якщо ви чогось не знаєте (наприклад, бухгалтерські деталі), попросіть хвилинку і зв'яжіться зі своїм бухгалтером.
Організовані документи – основа гладкої податкової перевірки
Співпрацюйте з перевіряючими
Хороший підхід – ставитися до перевіряючих як до партнерів, які повинні виконати свою роботу. Забезпечте їм комфортні умови:
- Якщо перевірка проходить в приміщенні VBiuro, переконайтеся, що організували простір (наприклад, забронюйте кімнату заздалегідь).
- Будьте пунктуальними на зустрічах, мають підготовлене те, що вони просили.
- Відповідайте на дзвінки з Податкової служби або передзвонюйте, якщо вони зв'язувалися.
Варто пам'ятати, що перевірка має конкретну тривалість (у повідомленні зазвичай вказується, скільки часу вона може тривати, наприклад, 7 робочих днів). Хороша організація з вашого боку може зробити так, що вона закінчиться швидше і без ускладнень.
Практичний приклад
Компанія XYZ - податкова перевірка
Компанія XYZ (ФОП), зареєстрована у VBiuro, отримала повідомлення про перевірку за останні два роки розрахунків. Власник, пан Марко, негайно зв'язався зі своїм бухгалтером і повідомив VBiuro про можливий візит співробітників.
Бухгалтер підготував повну бухгалтерську документацію, а Марко домовився з співробітниками про зустріч у конференц-залі VBiuro на запланований день. В день перевірки Марко та його бухгалтер з'явилися на місці з папками рахунків-фактур та ноутбуком з файлами JPK.
Перевіряючі попросили кілька пояснень (наприклад, чому в певному місяці було велике повернення ПДВ – що Марко пояснив покупкою обладнання). Також була показана угода оренди з VBiuro, що повністю задовольнило співробітників щодо питання штаб-квартири.
Завдяки хорошій комунікації та підготовці перевірка пройшла гладко і закінчилася без негативних наслідків.
Підсумок
Перевірка Податкової служби при використанні віртуального офісу проходить подібно до перевірки в традиційній штаб-квартирі – ключ у тому, щоб бути до неї готовим та підтримувати контакт з офісом. Регулярний збір кореспонденції, повна документація та співпраця з перевіряючими – основи успіху. Пам'ятайте, що професійний віртуальний офіс, такий як VBiuro, може бути вашим союзником – надаючи не тільки адресу, але й логістичну підтримку під час потенційної перевірки.
Шукаєте професійний віртуальний офіс?
Якщо ви все ще не впевнені, чи є віртуальний офіс безпечним рішенням для вашої компанії, зв'яжіться з нами. VBiuro з радістю розвіє ваші сумніви та покаже, як ми підтримуємо наших клієнтів навіть у таких ситуаціях, як податкова перевірка. Таким чином, ви зможете вести свій бізнес зі спокоєм, знаючи, що у вас є професійна підтримка.
