Zalety i wady wirtualnego biura – czy to rozwiązanie dla każdego?

Utrzymanie tradycyjnego biura wiąże się z wysokimi wydatkami – czynszem, opłatami za media, sprzątaniem, zakupem wyposażenia itp. Wirtualne biuro eliminuje większość z nich. Za ułamek tej kwoty otrzymujesz adres firmowy i obsługę korespondencji, a często także dodatkowe usługi. To idealne rozwiązanie dla start-upów i małych firm, które muszą liczyć koszty.

Dzięki biurom wirtualnym nawet jednoosobowa firma może mieć adres w prestiżowej lokalizacji, np. w centrum Warszawy. Taki adres na wizytówce czy stronie internetowej buduje profesjonalny wizerunek i może zwiększyć zaufanie klientów. W normalnych warunkach wynajęcie biura na elitarnym osiedlu lub w biurowcu mogłoby być poza zasięgiem finansowym – tu staje się dostępne.

Korzystając z wirtualnego adresu, nie musisz udostępniać publicznie swojego adresu domowego. Dla osób prowadzących biznes z domu to ogromny plus. Chronisz swoją prywatność – klienci czy kontrahenci nie będą niespodziewanie zjawiać się w Twoim mieszkaniu, a dane w rejestrach firm nie wskazują na Twój adres zamieszkania.

Biuro wirtualne to nie tylko adres – pakiety zazwyczaj obejmują obsługę poczty (odbiór listów, paczek, powiadamianie, skanowanie) i mogą obejmować obsługę połączeń telefonicznych. Oznacza to, że nie martwisz się o przegapienie listu poleconego czy telefonu od klienta. Masz pewność, że profesjonalna recepcja zajmie się tym, a Ty dostaniesz stosowną informację lub kopię dokumentu.

Wirtualne biuro możesz wynająć na krótki okres i przedłużać w razie potrzeby. Nie wiążesz się długą umową najmu lokalu. Jeśli Twoja firma się rozrasta, łatwo rozszerzysz zakres usług (np. dokupisz więcej godzin korzystania z sali konferencyjnej lub wynajmiesz na stałe biurko w coworkingu). Jeśli zaś zdecydujesz się na własne biuro, wirtualne łatwo zrezygnować po zakończeniu umowy, zwykle bez skomplikowanych konsekwencji.

Utrzymując własne biuro, musisz dbać o mnóstwo drobnych spraw – od zaopatrzenia w kawę po sprzątanie i odbieranie codziennej poczty. Wirtualne biuro zdejmuje Ci z głowy te zadania. Ty koncentrujesz się na prowadzeniu biznesu, a zapleczem biurowym zajmują się fachowcy (np. pracownicy VBiuro). To oszczędność czasu i energii.

Jeśli Twoja firma działa w kilku regionach, możesz wykupić adresy wirtualne w różnych miastach. Np. mając siedzibę w Warszawie, ale klientów też w Gdańsku i Wrocławiu, możesz dodatkowo korzystać z adresów w tych miastach (u lokalnych dostawców). Daje to wrażenie szerszego zasięgu firmy i ułatwia kontakt lokalnym klientom (np. mogą wysłać dokumenty na adres w swoim mieście).

Największym minusem jest to, że nie masz własnego biura, do którego możesz w każdej chwili wejść i popracować. Owszem, wielu dostawców oferuje możliwość wynajęcia biurka lub sali na godziny, ale to dodatkowe koszty i wymaga planowania. Jeśli potrzebujesz codziennie cichego miejsca do pracy poza domem, samo wirtualne biuro tego nie zapewni.

Jeżeli Twoja działalność wymaga regularnych spotkań z klientami, wirtualne biuro może być pewnym utrudnieniem. Każde spotkanie twarzą w twarz musisz zorganizować w przestrzeni zewnętrznej – np. wynajętej sali konferencyjnej, kawiarni czy u klienta. Nie masz własnej salki dostępnej na zawołanie. Dla wielu branż (np. usługi konsultingowe, szkoleniowe) nie stanowi to problemu, ale np. dla adwokata przyjmującego klientów codziennie mogłoby być uciążliwe.

Choć podejście do wirtualnych biur staje się coraz bardziej pozytywne, nadal zdarzają się osoby, dla których brak fizycznej siedziby budzi wątpliwości. Kontrahenci starszej daty mogą nie znać koncepcji e-biura i zastanawiać się, czy firma z wirtualnym adresem jest równie solidna jak ta z własnym lokalem. W pewnych sytuacjach może być potrzebne wytłumaczenie partnerom biznesowym, że to po prostu nowoczesne rozwiązanie oszczędnościowe, a nie "firma-krzak".

Pod jednym adresem biura wirtualnego zarejestrowanych bywa wiele podmiotów. Co do zasady nie wpływają one na siebie (każda firma jest odrębnym bytem prawnym), ale wyobraźmy sobie sytuację, że jedna z firm pod tym adresem narobiła długów lub ma złą prasę. Gdy ktoś wpisze adres w Google, może zobaczyć te negatywne informacje, co pośrednio rzutuje na wszystkie firmy tam zarejestrowane. To rzadki scenariusz, ale warto być świadomym, że Twój adres nie jest unikalny.

Podstawowy abonament wirtualnego biura obejmuje zazwyczaj odbiór korespondencji i powiadomienia. Jednak usługi ponadstandardowe – skanowanie dużej liczby dokumentów, częste przesyłanie poczty kurierem, wynajem sal – mogą generować dodatkowe opłaty. Jeśli Twoja firma dostaje bardzo dużo listów albo planujesz częste korzystanie z sali konferencyjnej, koszty mogą wzrosnąć i warto je zawczasu skalkulować. Mimo wszystko zazwyczaj i tak będą niższe niż utrzymanie własnego biura, ale nie zawsze będą tak niskie, jak podstawowy pakiet.

Dla niektórych przedsiębiorców i ich pracowników posiadanie fizycznego biura to też kwestie socjalne – możliwość spotkania się zespołu, integracji, zbudowania atmosfery firmowej. Wirtualne biuro tego nie zapewnia. Jeśli cenisz codzienny kontakt z ludźmi w miejscu pracy, praca w pełni zdalna (którą wirtualne biuro zakłada) może nie być dla Ciebie idealna.