Wielu przedsiębiorców z zagranicy chce sprzedawać w Polsce, zanim zdecyduje się na własne biuro i zespół na miejscu. Do założenia spółki lub oddziału potrzebny jest jednak polski adres, a ktoś musi odbierać listy z urzędów.
Tę lukę wypełnia wirtualne biuro: daje adres w Warszawie, który wpiszesz do KRS, odbiera Twoje listy i udostępnia je online. W tym poradniku wyjaśniamy, jak firmy z zagranicy z niego korzystają, jak założyć spółkę bez przyjazdu do Polski i czego wirtualne biuro nie załatwi.
Wyzwania zagranicznej firmy wchodzącej do Polski
Firma z zagranicy (z UE, USA czy innego kraju), która chce działać w Polsce, zwykle trafia na cztery przeszkody:
Adres siedziby w Polsce
Odbiór listów z urzędów
Koszty wejścia na rynek
Polskie procedury i język
Wirtualne biuro rozwiązuje dwa pierwsze problemy i obniża koszt wejścia. Nie zastąpi natomiast doradcy: VBIURO nie świadczy obsługi prawnej ani doradztwa prawnego czy podatkowego. W sprawach wyboru formy działalności, podatków czy pobytu skorzystaj z pomocy prawnika lub doradcy podatkowego.
Jeśli zastanawiasz się, czy takie rozwiązanie jest zgodne z prawem, przeczytaj artykuł czy wirtualne biuro jest legalne, a przy wyborze samego adresu pomoże tekst o tym, jak wybrać adres do rejestracji firmy.
Jak zagraniczne firmy korzystają z wirtualnego biura w Warszawie?
Rejestracja spółki lub oddziału
Firma zagraniczna może założyć w Polsce spółkę z o.o. albo oddział przedsiębiorcy zagranicznego. Potrzebuje do tego adresu siedziby – wirtualne biuro udostępnia go na podstawie umowy.
Przykład: firma z Niemiec zakłada „XYZ Polska sp. z o.o.” i jako siedzibę podaje adres VBIURO: ul. Marcina Kasprzaka 31/119w Warszawie. Dla takiej spółki sądem rejestrowym jest Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, a urzędem skarbowym – Urząd Skarbowy Warszawa-Wola. Spółkę można założyć online w systemie S24 albo przejąć gotową spółkę (szczegóły niżej). W pakiecie PRO pomożemy też z wypełnieniem dokumentów.
Adres do korespondencji i obsługa listów
Po rejestracji do spółki zaczną przychodzić listy: z urzędu skarbowego (NIP, VAT), ZUS, banków, od kontrahentów. VBIURO odbiera je, informuje Cię mailowo o każdej przesyłce i skanuje ją – skanowanie jest bezpłatne i nielimitowane, niezależnie od liczby listów w miesiącu.
Pracownicy biura są na miejscu pn–pt 9:00–17:00 – w tych godzinach, gdy jesteś w Warszawie, możesz też osobiście odebrać listy. Przyjmujemy również paczki i przesyłki kurierskie, o ile nie są duże i nie dezorganizują pracy biura. Zarząd za granicą widzi treść pism od razu po zeskanowaniu i może zareagować w terminie, zamiast dowiadywać się o nich po tygodniach.
Panel i Aplikacja 24/7
Każdy klient VBIURO ma dostęp do Panelu i Aplikacji 24/7. Niezależnie od strefy czasowej zobaczysz tam skany listów, sprawdzisz status przesyłek i pobierzesz dokumenty. Dzięki temu terminy w sprawach VAT, ZUS czy KRS możesz pilnować z dowolnego miejsca.
Sala konferencyjna na czas wizyt w Polsce
Gdy przyjeżdżasz do Warszawy na spotkania, możesz wynająć salę konferencyjną pod adresem firmy – za 100 zł netto za godzinę albo 500 zł netto za cały dzień (TV z HDMI, Wi-Fi, faktura VAT). W pakiecie PRO masz 1 godzinę sali miesięcznie w cenie. Spotkasz się z klientem tam, gdzie jest zarejestrowana spółka, zamiast w hotelowym lobby.
Pamiętaj też o e-Doręczeniach – urzędowej skrzynce do korespondencji elektronicznej, która dziś dotyczy praktycznie każdej firmy z KRS i CEIDG. Wirtualne biuro obsługuje listy papierowe i nie zastępuje tej skrzynki – sprawdzać ją musi przedsiębiorca albo osoba, którą do tego wyznaczy. Adres do e-Doręczeń staje się jawny (widnieje w Bazie Adresów Elektronicznych) dopiero po jego aktywacji.
Zarejestruj spółkę zdalnie – bez przyjazdu do Polski
Założenie firmy w Polsce nie zawsze wymaga osobistej wizyty. Masz trzy drogi:
Rejestracja spółki w systemie S24
Spółkę z o.o. założysz elektronicznie w rządowym systemie S24, na gotowym wzorcu umowy, podając jako siedzibę nasz adres na Woli. Bez przyjazdu do Polski jest to możliwe tylko wtedy, gdy każda osoba podpisująca umowę spółki ma konto w S24 i akceptowany podpis elektroniczny (Profil Zaufany, podpis kwalifikowany albo podpis osobisty) oraz może się poprawnie zidentyfikować.
Rejestracja zazwyczaj trwa 24–72 godziny. Jeśli rejestrujesz spółkę z nami, zgłoszenia do urzędu skarbowego i CRBR przygotowujemy od ręki. Klienci z zagranicy korzystają z tych samych usług co firmy z Polski: rejestracji spółki w S24, gotowych spółek i zgłoszeń do urzędu skarbowego i CRBR.
Gotowa spółka do przejęcia
Umowa na wirtualne biuro online
Cudzoziemiec często musi najpierw uzyskać akceptowany podpis elektroniczny albo numer PESEL, więc zdalne założenie spółki nie zawsze sprowadza się do „komputera i internetu”. Jeśli nie masz jeszcze takiego podpisu, rozważ gotową spółkę do przejęcia.
Informacje po angielsku znajdziesz na stronie virtual office in Warsaw (English).
Dlaczego wirtualne biuro, a nie własny lokal?
Firmy z zagranicy często zaczynają od wirtualnego biura, zanim wynajmą biuro. Najczęstsze powody:
Mniejsze ryzyko i koszty
Zamiast od razu płacić za najem, zatrudniać personel i podpisywać wieloletnie umowy, zaczynasz od miesięcznego abonamentu. Zaoszczędzone pieniądze możesz przeznaczyć na marketing i dostosowanie produktu do polskiego rynku.
Jeśli rynek nie spełni oczekiwań, łatwiej zmienić plany, gdy nie wiąże Cię umowa najmu lokalu. W VBIURO nie ma minimalnego okresu umowy, a okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc.
Szybki start
Elastyczność przy rozwoju
Możesz zacząć od samego adresu i obsługi listów, potem zatrudnić pierwsze osoby zdalnie, a lokal wynająć dopiero wtedy, gdy będzie naprawdę potrzebny.
Po przeprowadzce do własnego biura możesz zachować dotychczasowy adres jako siedzibę albo przenieść siedzibę i zrezygnować z wirtualnego biura.
Księgowość w jednym miejscu
Adres w Warszawie
Podsumowanie
Wirtualne biuro pozwala firmie z zagranicy zacząć działać w Polsce bez najmu lokalu. Daje adres siedziby w Warszawie, odbiór listów z bezpłatnym, nielimitowanym skanowaniem, Panel i Aplikację 24/7 oraz salę konferencyjną do wynajęcia na czas wizyt (w pakiecie PRO 1 godzina miesięcznie w cenie).
Typowe scenariusze: niemiecka firma technologiczna zakłada w Polsce spółkę, żeby sprawdzić sprzedaż, a menedżer przyjeżdża raz w miesiącu na spotkania. Amerykański startup zaczyna od wirtualnego biura zamiast od najmu lokalu – adres w Warszawie ma aktywny już w dniu podpisania umowy online, bez przyjazdu do Polski.
Zakres usług i cennik adresu na Woli znajdziesz na stronie wirtualne biuro w Warszawie dla firm z Polski i z zagranicy. Jeśli zakładasz spółkę, przeczytaj też, czym różni się adres siedziby od adresu do korespondencji.