Adres do rejestracji firmy – dlaczego jest ważny i jak go wybrać

Zastanów się, czy potrzebujesz faktycznie własnego biura do pracy, czy tylko adresu:

• Jeśli codziennie potrzebujesz biurka i przestrzeni na spotkania, bo np. prowadzisz kancelarię lub przyjmujesz klientów, rozważ wynajęcie tradycyjnego biura lub biurka w coworkingu (wtedy adresem będzie lokal, z którego korzystasz).
• Jeśli pracujesz głównie zdalnie lub w terenie, być może własne biuro nie jest Ci potrzebne – wtedy możesz użyć adresu domowego lub skorzystać z usługi biura wirtualnego.

Oceń też swój budżet – stały najem lokalu w dobrej lokalizacji to duży koszt. Wirtualne biuro jest wielokrotnie tańsze, ale oferuje tylko adres i usługi dodatkowe, bez prywatnej przestrzeni do pracy.

Masz kilka opcji:

Pomyśl, czy lokalizacja ma znaczenie dla Twojego biznesu:

• Bliskość – czy potrzebujesz adresu blisko miejsca zamieszkania (np. by móc szybko odebrać pocztę osobiście)? A może to bez znaczenia, bo i tak preferujesz skanowanie i elektroniczne przekazywanie korespondencji? Jeśli rzadko będziesz bywać pod tym adresem, nie musisz ograniczać się do najbliższej okolicy.
• Prestiż – adres w centrum Warszawy lub znanej dzielnicy biznesowej (np. na Woli czy Śródmieściu) może pomóc wizerunkowo. Jeśli kierujesz usługi do klientów korporacyjnych lub z zagranicy, reprezentacyjny adres może budzić zaufanie. Z drugiej strony, jeśli Twoi klienci są głównie lokalni lub z branży, gdzie lokalizacja nie gra roli, możesz postawić na tańsze opcje.
• Przynależność administracyjna – jak wspomniano, adres decyduje o właściwości Urzędu Skarbowego. Niekiedy przedsiębiorcy wybierają adresy w miejscowościach poza dużymi miastami ze względu na nieco mniejszą biurokrację. Jednak w kontekście Warszawy – tu urzędy są przyzwyczajone do dużej liczby firm, w tym wirtualnych adresów, więc nie powinno to być dużym zmartwieniem.

Jeśli zdecydujesz się na adres, który nie jest Twoją własnością (np. biuro wirtualne lub lokal od znajomego), upewnij się, że:

• Masz pisemną umowę lub zgodę na korzystanie z adresu. To dokument, który przedłożysz w razie potrzeby w urzędzie czy banku.
• Pod adresem faktycznie ktoś odbiera pocztę i poinformuje Cię o niej. Zapytaj wprost, jak wygląda obsługa korespondencji. Dobre biuro wirtualne (np. VBiuro) ma procedury natychmiastowego powiadamiania o listach.
• Adres nadaje się do rejestracji Twojego rodzaju działalności. Np. w przypadku spółek, niektóre budynki mogą wymagać zgłoszenia do wspólnoty mieszkaniowej – warto to sprawdzić (choć dotyczy to głównie adresów mieszkalnych).

Przy wyborze dostawcy usług adresowych kieruj się opiniami, doświadczeniem firmy oraz transparentnością oferty (czy wiesz, co dokładnie dostajesz w cenie).

Zadaj sobie pytanie, jak długo zamierzasz używać wybranego adresu:

• Jeśli planujesz szybki rozwój i np. zatrudnienie pracowników, może się okazać, że za rok czy dwa będziesz potrzebować prawdziwego biura. W takiej sytuacji wirtualny adres jest dobrą opcją na start, ale miej na uwadze ewentualną zmianę w przyszłości.
• Jeśli zakładasz, że Twój adres będzie stały przez dłuższy czas, tym bardziej zadbaj, by był odpowiedni. Przeniesienie siedziby firmy wiąże się z aktualizacją danych we wszystkich urzędach, rejestrach, a także poinformowaniem klientów, zmiana wizytówek itp. Lepiej wybrać dobrze raz, niż zmieniać co kilka miesięcy.