Regulamin świadczenia usług

§1. Definicje

Użyte w niniejszym Regulaminie pojęcia oznaczają:

• Usługodawca – VBIURO Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Marcina Kasprzaka 31/119, 01-234 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001157043, NIP: 5273153030, REGON: 540970832.
• Klient – osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z Usług świadczonych przez Usługodawcę.
• Konsument – osoba fizyczna dokonująca z Usługodawcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.
• Serwis – strona internetowa dostępna pod adresem vbiuro.com wraz z wszystkimi podstronami.
• Usługa – usługa świadczona przez Usługodawcę na rzecz Klienta zgodnie z niniejszym Regulaminem.
• Umowa – umowa o świadczenie Usług zawarta pomiędzy Usługodawcą a Klientem.
• Panel Klienta – indywidualne konto Klienta w Serwisie umożliwiające zarządzanie usługami i dostęp do dokumentów.

§2. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług przez Usługodawcę za pośrednictwem Serwisu.
2. Korzystanie z Serwisu i Usług oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.
3. Usługodawca świadczy usługi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
4. Wszelkie informacje handlowe, cenniki i reklamy zamieszczone w Serwisie stanowią zaproszenie do zawarcia umowy w rozumieniu art. 71 Kodeksu cywilnego.

§3. Dane kontaktowe Usługodawcy

§4. Zakres świadczonych usług

Usługodawca świadczy następujące usługi:

4.1. Wirtualne Biuro

• Udostępnienie adresu do rejestracji działalności gospodarczej (CEIDG, KRS, US, ZUS, GUS)
• Odbiór i przechowywanie korespondencji pocztowej
• Skanowanie i przesyłanie korespondencji drogą elektroniczną
• Powiadamianie o nadejściu korespondencji
• Dostęp do Panelu Klienta i aplikacji mobilnej
• Wysyłka korespondencji na wskazany adres (w zależności od pakietu)

4.2. Rejestracja spółek

• Przygotowanie dokumentów do rejestracji spółki z o.o.
• Pomoc w rejestracji spółki w KRS
• Sprzedaż gotowych spółek z o.o.

4.3. Usługi księgowe

• Prowadzenie księgowości dla JDG i spółek
• Rozliczenia podatkowe
• Kadry i płace

4.4. Wynajem sal konferencyjnych

• Wynajem sal konferencyjnych i spotkań biznesowych
• Wyposażenie multimedialne (projektor, tablica, wideokonferencje)

§5. Cennik usług

Aktualne ceny usług dostępne są na stronie vbiuro.com w sekcji cennika.

5.1. Wirtualne Biuro – pakiety miesięczne

Do podanych cen należy doliczyć podatek VAT 23%. Szczegółowy zakres każdego pakietu dostępny jest na stronie głównej.

§6. Zawarcie umowy

1. Zawarcie Umowy następuje poprzez wypełnienie formularza zamówienia w Serwisie, akceptację niniejszego Regulaminu oraz dokonanie płatności.
2. Klient przed złożeniem zamówienia zobowiązany jest do zapoznania się z treścią Regulaminu i jego akceptacji poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola w formularzu.
3. Umowa zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia przyjęcia zamówienia przez Usługodawcę, które następuje drogą elektroniczną na adres email podany przez Klienta.
4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do odmowy zawarcia Umowy w przypadku podania nieprawdziwych danych lub niespełnienia warunków określonych w Regulaminie.

§7. Płatności

1. Płatności za Usługi realizowane są z góry za wybrany okres rozliczeniowy.
2. Dostępne metody płatności:
   • Przelew bankowy na rachunek Usługodawcy
   • Płatność kartą płatniczą
   • Szybki przelew online
3. Operatorem płatności online jest Autopay S.A. z siedzibą w Sopocie, ul. Powstańców Warszawy 6, 81-718 Sopot, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000320590, NIP 585-13-51-185, REGON 191781561.
4. W przypadku płatności kartą, zwrot środków następuje na kartę, z której dokonano płatności, w terminie do 14 dni roboczych od daty zatwierdzenia zwrotu.
5. Usługodawca wystawia faktury VAT w formie elektronicznej. Faktury dostępne są w Panelu Klienta.

§8. Realizacja usług

1. Realizacja usługi Wirtualnego Biura rozpoczyna się niezwłocznie po zaksięgowaniu płatności, nie później niż w ciągu 24 godzin w dni robocze.
2. Klient otrzymuje dostęp do Panelu Klienta oraz dane niezbędne do rejestracji działalności pod wskazanym adresem.
3. Korespondencja odbierana jest w dni robocze w godzinach pracy biura (09:00-17:00).
4. Skanowanie korespondencji odbywa się w ciągu 24 godzin od momentu jej odbioru.
5. Usługi rejestracji spółek realizowane są zgodnie z indywidualnym harmonogramem ustalonym z Klientem.

§9. Prawo odstąpienia od umowy

1. Konsument ma prawo odstąpić od Umowy w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia bez podania przyczyny.
2. Aby skorzystać z prawa odstąpienia od Umowy, Konsument musi poinformować Usługodawcę o swojej decyzji w drodze jednoznacznego oświadczenia wysłanego:
   • Listownie na adres: VBIURO Sp. z o.o., ul. Marcina Kasprzaka 31/119, 01-234 Warszawa
   • Drogą elektroniczną na adres: kontakt@vbiuro.com
3. Do zachowania terminu odstąpienia wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.
4. W przypadku odstąpienia od Umowy, Usługodawca zwraca wszystkie otrzymane płatności, pomniejszone o wartość usług już wykonanych, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu.
5. Zwrot płatności następuje przy użyciu takiego samego sposobu płatności, jakiego użył Konsument, chyba że Konsument wyraźnie zgodził się na inny sposób zwrotu.
6. Prawo odstąpienia od Umowy nie przysługuje w przypadku:
   • Usług w pełni wykonanych za wyraźną zgodą Konsumenta przed upływem terminu do odstąpienia
   • Usług, których cena zależy od wahań na rynku finansowym
   • Usług przygotowanych na specjalne zamówienie Konsumenta

§10. Reklamacje

1. Klient ma prawo złożyć reklamację w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Usługi.
2. Reklamację można złożyć:
   • Drogą elektroniczną na adres: kontakt@vbiuro.com
   • Listownie na adres: VBIURO Sp. z o.o., ul. Marcina Kasprzaka 31/119, 01-234 Warszawa
   • Telefonicznie: +48 791 699 299
3. Reklamacja powinna zawierać:
   • Dane identyfikujące Klienta (imię, nazwisko/nazwa firmy, adres email)
   • Opis przedmiotu reklamacji i okoliczności jej uzasadniających
   • Oczekiwany sposób rozpatrzenia reklamacji
4. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania i informuje Klienta o sposobie jej rozpatrzenia drogą elektroniczną lub listowną.
5. W przypadku uznania reklamacji, Usługodawca podejmuje działania naprawcze niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni.

§11. Odpowiedzialność

1. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usług na zasadach określonych w przepisach prawa.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z podania przez Klienta nieprawdziwych lub niepełnych danych.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia lub nieprawidłowości w dostarczaniu korespondencji przez operatorów pocztowych.
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w dostępie do Serwisu spowodowane koniecznością konserwacji, awariami lub działaniem siły wyższej.

§12. Wymagania techniczne

Do korzystania z Serwisu i Panelu Klienta niezbędne są:

• Urządzenie z dostępem do sieci Internet (komputer, tablet, smartfon)
• Przeglądarka internetowa w aktualnej wersji (Chrome, Firefox, Safari, Edge)
• Aktywne konto poczty elektronicznej (email)
• Włączona obsługa plików cookies i JavaScript
• W przypadku aplikacji mobilnej: system Android 8.0+ lub iOS 13.0+

§13. Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych Klientów jest VBIURO Sp. z o.o.
2. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).
3. Dane osobowe przetwarzane są w celu:
   • Realizacji zawartej Umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
   • Wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Usługodawcy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
   • Realizacji prawnie uzasadnionych interesów Usługodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
4. Klient ma prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu.
5. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zawarte są w Polityce Prywatności.

§14. Postanowienia końcowe

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. O zmianach Klienci zostaną powiadomieni drogą elektroniczną z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
2. Zmiana Regulaminu nie wpływa na prawa nabyte przez Klientów przed dniem wejścia zmian w życie.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawach konsumenta.
4. Wszelkie spory wynikające z Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem że w przypadku Konsumentów właściwość sądu określają przepisy powszechnie obowiązujące.
5. Konsument ma możliwość skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w tym za pośrednictwem platformy ODR dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/consumers/odr
6. Regulamin wchodzi w życie z dniem 16.12.2025.

Załącznik: Wzór formularza odstąpienia od umowy