Biuro wirtualne dla firm z zagranicy – jak wejść na polski rynek bez fizycznej siedziby

Firma zagraniczna może utworzyć w Polsce spółkę z o.o. lub oddział przedsiębiorcy zagranicznego. Do tego celu potrzebuje adresu siedziby – wirtualne biuro dostarcza taki adres wraz ze zgodą do KRS. Np. przedsiębiorstwo z Niemiec zakłada spółkę „XYZ Polska sp. z o.o.” i jako siedzibę podaje adres VBiuro na ul. Kasprzaka 31 w Warszawie. KRS rejestruje spółkę, bo jest umowa najmu adresu. Firma nie musiała fizycznie wynajmować biura ani nawet przyjeżdżać, by je urządzać – wszystko załatwione zdalnie. W razie potrzeby, dostawca wirtualnego biura (jak VBiuro) pomaga przygotować dokumenty rejestracyjne, może skontaktować z notariuszem, tłumaczem przysięgłym itd., ułatwiając przebieg procesu w obcym dla inwestora systemie prawnym.

Po założeniu firmy lub oddziału w Polsce, do tej jednostki zacznie napływać korespondencja – np. pisma z Urzędu Skarbowego (NIP, VAT), ZUS, banków, kontrahentów, faktury, może listy od klientów. Wirtualne biuro przejmuje rolę sekretariatu: odbiera listy i monituruje, co przychodzi. Typowo zaoferuje skanowanie dokumentów i przesyłanie ich e-mailem. Zagraniczni menedżerowie firmy mogą od razu zobaczyć zawartość pism, przetłumaczyć je (jeśli nie są po angielsku) i zareagować. Bez takiego rozwiązania, listy mogłyby leżeć nieodebrane, a terminy uciekać. Co więcej, wirtualne biuro przekaże oryginały pod wskazany adres zagraniczny, jeśli jest taka potrzeba, lub przechowa je do czasu wizyty przedstawiciela firmy w Polsce. Dla urzędów i partnerów ważne jest, że pod polskim adresem zawsze ktoś odbierze przesyłkę – to daje pewność doręczeń (co ma skutki prawne, np. doręczenie decyzji podatkowej jest skuteczne, bo ktoś pokwitował jej odbiór w biurze wirtualnym).

Firma wchodząca na polski rynek może chcieć mieć lokalny numer telefonu (z kierunkowym +48 22 dla Warszawy), aby polscy klienci czy urzędy mogli się skontaktować. Wirtualne biuro może udostępnić numer i obsługiwać połączenia w języku polskim – przekazując notatki z rozmów menedżerom firmy zagranicznej. Przykładowo, klient dzwoni na polski numer spółki – odbiera go pracownik biura wirtualnego i udziela podstawowych informacji (tego można nauczyć/przygotować skrypt), albo przynajmniej informuje dzwoniącego, że jego wiadomość zostanie przekazana. Następnie przekazuje e-mailowo lub telefonicznie wiadomość osobie kontaktowej w centrali zagranicznej. Dzięki temu firma zagraniczna utrzymuje stały kontakt z polskimi klientami i partnerami, mimo że na co dzień jej przedstawiciele mogą przebywać za granicą.

Dodatkowo niektóre biura wirtualne oferują specjalistyczne wsparcie, np. usługi tłumaczeniowe – zarówno pisemne (tłumaczenie dokumentów, maili), jak i ustne (pomoc językowa przy telefonach czy spotkaniach). To ogromne ułatwienie, gdy kierownictwo firmy nie mówi biegle po polsku.

Gdy przedstawiciele firmy zagranicznej przyjeżdżają do Warszawy na spotkania biznesowe czy załatwianie formalności, wirtualne biuro udostępnia im fizyczną przestrzeń. Mogą skorzystać z sali konferencyjnej do spotkań z klientami lub z biura na godziny do cichej pracy. Nie muszą szukać sal w hotelach ani prowadzić ważnych rozmów w lobby – mają do dyspozycji profesjonalne pomieszczenia pod swoim firmowym adresem. Wirtualne biuro staje się zatem ich tymczasową siedzibą operacyjną, zawsze gdy są w kraju.